5 consejos para prepararse para enviar W-2 y más

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Además de presentar sus declaraciones de impuestos sobre la renta, las empresas también deben presentar varias declaraciones de información. No enviar estas otras devoluciones podría resultar en multas costosas. Aquí hay algunos formularios para enviar en 2021 para informar pagos en 2020.



Consejos para la presentación de formularios W-2 para 2020

Prepárese ahora para poder enviarlos a tiempo. A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán.

1. Ahora prepárese para completar y presentar los formularios requeridos.

Reúna la información que necesitará para preparar los formularios requeridos. Esto significa revisar las nóminas de todos los empleados, incluidos los que ya no están en su nómina, así como otros registros de los contratistas independientes contratados en 2020.

Decida quién debe prepararle la declaración. Lo harás en la casa ¿Está utilizando un CPA o un empleado de nómina? Si está haciendo manualidades, puede obtener los formularios necesarios del IRS (puede tardar una semana, dos semanas o más en recibirlos) o en una tienda de suministros de oficina, o verificar la funcionalidad de su software para prepararse para el impuesto comercial. No puede simplemente descargarlos del sitio web del IRS.

Determine cómo enviará los formularios a los trabajadores y al gobierno. Los empleados pueden ponerlo a disposición en persona, por correo o electrónicamente si obtienen su consentimiento previo para la entrega electrónica (por ejemplo, correo electrónico o acceso a un portal en línea). Para el gobierno, puede presentar una presentación en papel si no necesita presentarla electrónicamente, pero puede optar por presentarla electrónicamente.

Marque su calendario como se describe a continuación para no perder ninguna fecha límite.

2. Presentar formularios W-2 para empleados

Si tiene empleados, debe proporcionarles el Formulario W-2 que informa los salarios y ciertos beneficios que recibieron en 2020. La fecha límite para 2020 W-2 es el 1 de febrero de 2021 (31 de enero, la fecha límite habitual es el domingo). . Asegúrate de incluir a todos beneficios de licencia por enfermedad pagada y licencia familiar pagada para empleados afectados por COVID-19.

Si ha optado por diferir la parte del empleado de los impuestos de seguridad social (parte de FICA) sobre los salarios desde el 1 de septiembre de 2020 hasta el 31 de diciembre de 2020, también debe solicitar Formulario W-2c para informar la retención de actualización desde el 1 de enero de 2021 al 30 de abril de 2021.

Asegúrese de enviar copias del W-2 junto con el Formulario W-3 a la Agencia del Seguro Social (no al IRS) de manera oportuna. Esto se puede hacer de forma electrónica. Si su CPA o compañía de nómina no lo hace por usted, regístrese para usarlo Servicios comerciales en línea.

3. Informar los pagos a los contratistas independientes

Si pagó a un contratista independiente $ 600 o más en 2020, debe proporcionar al trabajador Formulario 1099-NEC. Esta es una nueva forma de pago para 2020; Anteriormente, dichos pagos se informaban en el campo 7 del Formulario 1099-MISC.

La fecha límite para el Formulario 1099-NEC es la misma para el W-2. Se debe enviar una copia del formulario al IRS antes de la fecha utilizada para el W-2.

4. Informar las distribuciones de los planes de jubilación que califican

¿Un empleado ha recibido una distribución del plan de jubilación calificado de la empresa? ¿Quizás una distribución de coronavirus calificada de hasta $ 100,000? Todos los dividendos, califiquen o no, deben informarse a los empleados el Formulario 1099-R.

Hay una nueva sección para informar distribuciones en 2020 de hasta $ 5,000 para gastos calificados de parto o adopción. También hay un nuevo código («BA») para informar el reembolso de tales distribuciones.

El formulario 1099-R de 2020 debe estar disponible para el destinatario antes del 1 de febrero de 2021. Las copias deben enviarse al IRS antes del 1 de marzo de 2021 si se envían en papel, o el 31 de marzo de 2021 si se envían electrónicamente.

5. Informar sobre el seguro médico proporcionado por la empresa

Si usted es un gran empleador aplicable (ALE) sujeto al mandato del empleador de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio, debe proporcionar a los empleados el formulario 1095-C para proporcionarles los detalles del seguro médico. Si no es un ALE pero tiene un plan de seguro médico autoasegurado que proporciona un nivel mínimo de cobertura, p. Ej. Por ejemplo, si tiene un Plan de seguro médico individual (ICHRA), debe entregar a los empleados asegurados el Formulario 1095-B.

La fecha límite para poner los formularios a disposición de los empleados es 2 de marzo de 2021. Sin embargo, se aplican fechas diferentes para presentar copias ante el IRS, junto con los formularios de presentación 1094-C o 1094-B: 1 de marzo de 2021 para presentación en papel o 31 de marzo de 2021 para presentación electrónica.

Conclusión

Cuanto antes empiece a prepararse para cumplir con las responsabilidades de devolución de información, más fácil será cumplir con los plazos y evitar sanciones.

Imagen: Depositphotos.com


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