5 pasos para la incorporación virtual de un nuevo cliente

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Muchas empresas, incluida la mía, envían personal para conocer nuevos clientes y realizar sesiones de incorporación en persona. Este es un momento emocionante y crucial en una nueva relación comercial. Su equipo se ha centrado en conseguir un cliente potencial, generar confianza durante el proceso de ventas y negociar los términos del contrato. Quiere que el siguiente paso le presente su nueva relación laboral sin problemas.

Para una abrumadora cantidad de empresas en todo el mundo, las precauciones engorrosas pero necesarias, incluidas las restricciones de viaje y las pautas de distanciamiento social, han obstaculizado las reuniones físicas. Al mismo tiempo, la pandemia de Covid-19 ha aumentado de muchas maneras la insignificancia general de las barreras geográficas en los negocios. Con la incorporación de clientes ahora parcial o totalmente virtual, estas son algunas de las mejores prácticas a seguir cuando no puede estar en la misma sala.

Gana confianza, comodidad y emoción

Trabajar con un nuevo proveedor o socio ya es desconocido, incluso sin los desafíos de una pandemia mundial. En las primeras semanas o meses de una nueva relación comercial, puede mostrar a sus clientes por qué tomaron la decisión correcta al contratarlo. Para hacer esto, continúe generando confianza en su capacidad para cumplir las promesas hechas durante el proceso de ventas.

Crear un kit de herramientas de inicio es una excelente manera de mantener a todos organizados y en la misma página. Debe ser fácil de seguir e incluir componentes como su contrato de servicio y alcance de trabajo, formularios de admisión de clientes, listas de verificación (con horarios), términos y definiciones, pautas de capacitación, requisitos de materiales (incluidos requisitos de tamaño y formato), qué hacer a continuación y programar una llamada de seguimiento para realizar el pedido. asegúrese de que todo esté claro.

Si desea pasar al siguiente nivel (lo hace), debe personalizar la plantilla de correo electrónico para cada cliente, por ejemplo, reflejando su marca. Estos esfuerzos pueden ser innecesarios, pero los nuevos clientes casi con seguridad se sentirán bienvenidos, vistos y cuidados.

Establecer áreas de comunicación y frecuencia

Las herramientas y opciones de software de gestión de proyectos colaborativos son abundantes, y todos tienen sus favoritos. ¿Utiliza una plataforma central para todas las comunicaciones o cambia entre varias según el tema o la tarea? ¿Habrá una comunicación abierta a través de la función de chat o las preguntas y consultas solo deben enviarse por correo electrónico? ¿Con qué frecuencia tendrá conferencias telefónicas o de video?

El establecimiento de métodos de comunicación durante esta fase de lanzamiento allanará el camino para una transición sin problemas desde el inicio de la incorporación hasta la fecha de lanzamiento en el futuro. En este enfoque, por ejemplo, una llamada de configuración de programa semanal se convierte en una llamada de estado de programa semanal.

Cumplir con los requisitos tecnológicos

Dependiendo de la industria en la que se encuentre, es posible que deba acceder a cualquier cantidad de programas de software y tecnologías para optimizar las comunicaciones y operaciones del cliente. Muchas de estas herramientas y recursos requieren crear, almacenar y, a veces, compartir credenciales. No puedo enfatizar lo suficiente la urgencia de mantener segura esta información. PCMag acaba de publicar un resumen de los principales administradores de contraseñas, pero siempre deje que su soporte de TI lo guíe.

Desarrollar ayudas visuales

La preferencia y la confianza en el video como medio para consumir información está creciendo. En una encuesta a más de 300 ejecutivos corporativos de EE. UU., El 59% prefiere ver videos al elegir entre video y texto. Para hacer esto, evalúe qué materiales escritos se pueden convertir en videos atractivos. Un buen ejemplo sería la formación en software u otra tecnología que sea nueva para el cliente. No requiere ningún talento en pantalla, solo una representación visual de la información y la voz en off que puede ser grabada internamente, subcontratada por un profesional o generada por computadora.

Presentar al equipo por correo electrónico

Es bueno ponerle una cara a un nombre. Incluso si su equipo está haciendo tutoriales en video, considere enviar un organigrama que enumere a cada miembro del equipo con su título, una foto y posiblemente alguna información de fondo que incluya los servicios de los que serán responsables.

Un beneficio inesperado de la interacción virtual es la rapidez con la que todos se adaptaron a ella. Antes de la pandemia, no era raro hablar con un colega por teléfono o correo electrónico y, a veces, no verlo ni conocerlo en absoluto. Ahora, literalmente, los estamos invitando a nuestros hogares con nuestras familias, mascotas y otros elementos. Descubrimos que esto conduce a vínculos humanos más significativos que pueden ayudar a fortalecer la colaboración.

Nada reemplazará nunca estar juntos en la misma habitación, pero la incorporación virtual es el estándar actual y probablemente también el futuro. Si se mantiene organizado, se comunica de manera clara y coherente, y es proactivo y receptivo, los nuevos clientes se sentirán seguros, cuidados y controlados cuando formen una asociación exitosa juntos.

Las opiniones expresadas por los columnistas de Inc.com aquí son las suyas, no las de Inc.com.

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