6 consejos sobre productividad del correo electrónico que todo profesional debe conocer

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Correo electrónico desde la tableta

Siempre es una buena idea aumentar la productividad de su correo electrónico. Y claro, la capacidad de enviar correos electrónicos súper efectivos más rápido no perjudica los objetivos de ventas o servicio al cliente de nadie más.

Pero tómese un segundo para pensar en lo que realmente significa la productividad del correo electrónico.

Pasar menos tiempo mirando su bandeja de entrada o escribiendo laboriosamente el mismo correo electrónico una y otra vez significa más tiempo para otras «cosas». Las cosas que harán que tu jefe se enderece y preste atención. Las cosas a las que normalmente nunca llegas.

Cuando domine la productividad del correo electrónico, no solo aumentará su tasa de apertura, clics y respuesta, sino que también tendrá tiempo libre para otras tareas.

¿Suena bien? Estos son nuestros seis consejos principales para dominar la productividad del correo electrónico, desde la gestión del tiempo hasta las mejores herramientas para realizar un seguimiento de las cosas de una vez por todas.

1. Practique la buena etiqueta del correo electrónico

La mayoría de los profesionales envían varios correos electrónicos todos los días hábiles, pero no todos valoran la buena etiqueta de correo electrónico.

Desde correos electrónicos ágiles que se envían sobre la marcha hasta ensayos extensos que los destinatarios tienen dificultades para responder, todos hemos visto una buena cantidad de correos electrónicos que nos molestan.

¿Cómo se asegura de que la lectura de su correo electrónico no sea perjudicial?

Además de ser cortés y educado en general, la regla de oro es ser breve y dulce al transmitir su mensaje.

¿Cómo puedes hacer esto?

  • Utilice párrafos cortos. Incluso si tiene mucho que decir, dividir el texto en partes pequeñas puede ayudarlo a escanear su correo electrónico.
  • Personaliza tu correo electrónico. Se ha demostrado que la personalización es extremadamente eficaz para aumentar las tasas de apertura, clics y respuesta. Ya sea que esté enviando correos electrónicos masivos o enviando correos electrónicos a un solo contacto, asegúrese de adaptar el correo electrónico tanto como sea posible al destinatario.
  • Que sea breve. Recuerde, cada palabra cuenta en un correo electrónico. No use cinco palabras diferentes cuando una sea suficiente. Piense en cómo puede transmitir su mensaje en la menor cantidad de oraciones posible. La brevedad le permitirá avanzar en el juego del correo electrónico. Según un estudio, la longitud ideal del correo electrónico para ventas es de alrededor de 100 palabras.
  • Ofrecer valor. Nuestras razones para enviar correos electrónicos a alguien son a menudo porque queremos algo de ellos. Es importante darle la vuelta a esto: incluso si está enviando un correo electrónico con un favor o una pregunta, asegúrese de devolverles algo útil para convertir el correo electrónico en un intercambio de beneficio mutuo.

2. Utilice plantillas y respuestas automáticas

Se necesita tiempo para crear el correo electrónico perfecto que le dará el resultado que desea. Si tiene que hacer esto cada vez que envía un correo electrónico, tiene poco tiempo para hacerlo de otra manera.

Cree una plantilla de correo electrónico óptima que pueda reutilizar con respuestas predefinidas para diferentes escenarios en lugar de escribir el mismo correo electrónico una y otra vez.

Los complementos como Right Inbox pueden insertar sus correos electrónicos más efectivos con solo un clic e incluso programar seguimientos automáticos si sus contactos no regresan a usted.

También puede aumentar su productividad aprovechando al máximo el correo electrónico automatizado. Recibir un correo electrónico afecta inevitablemente su horario de trabajo y sus prioridades. Incluso si intenta ignorarlos y pasar a otras cosas, la presencia del correo electrónico en su bandeja de entrada permanecerá en el fondo de su mente hasta que finalmente abra.

Configurar un correo electrónico automatizado para que la gente sepa que está ocupado y volver a él más tarde proporciona una especie de solución milagrosa. La gente no se irrita por no responderles de inmediato, y cuando te desplazas puedes responder a todos tus correos electrónicos a la vez, un sistema mucho más eficiente.

3. Programe la hora del correo electrónico

Tan importante para la productividad general es que los profesionales bloquean el tiempo revisando y respondiendo a sus correos electrónicos.

Constantemente nos distraemos de tareas más importantes ya que tenemos que comprobar las novedades en nuestra bandeja de entrada. Sin embargo, revisar su correo electrónico cada diez minutos afecta seriamente su productividad.

Entonces, qué podemos hacer

Cree un horario para revisar su correo electrónico. Trate de mantenerlo cada dos o tres horas, o cada hora si necesita responder rápidamente. Configure el tiempo de revisión de su correo electrónico a la hora y configure una alarma o notificación de calendario para recordárselo. Durante el resto del tiempo, simplemente cierre su bandeja de entrada y observe cómo su productividad se dispara por las nubes.

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4. Utilice herramientas

Hay tantas herramientas útiles y fáciles de usar que pueden aumentar la productividad de su correo electrónico. Si no aprovecha la tecnología disponible en el vertiginoso panorama empresarial actual, se encuentra en una desventaja significativa.

Una de las cosas que puede hacer con las herramientas de correo electrónico es acelerar la prospección de ventas y asegurarse de que sus correos electrónicos se envíen a las personas adecuadas en el momento adecuado, incluso cuando no está frente a su computadora y haciendo clic en Enviar.

Dos de las herramientas más eficaces para aumentar la productividad del correo electrónico son Mailshake y Voila Norbert.

Mailshake es una plataforma de ventas que permite a los representantes de ventas crear campañas de contacto personalizadas por teléfono, correo electrónico y redes sociales. ¿Qué puedes hacer con Mailshake?

Sube listas de clientes potenciales con campos de personalización como nombre, número de teléfono o incluso frases o párrafos totalmente personalizados. Una vez que se publica la cadencia, los mensajes se envían automáticamente de acuerdo con la configuración de su campaña y también se pueden pausar automáticamente si un destinatario realiza una acción, p. B. Hacer clic en un enlace. ¿Solo bien?

Mientras tanto, Voila Norbert es un software de inteligencia líder que le brinda una plataforma muy útil para encontrar nuevas direcciones de correo electrónico y verificar las que tiene para posibles prospectos. ¿Quiere reducir sus tasas de rebote y reducir el tiempo que pasa en su bandeja de entrada? Voila Norbert lo tiene cubierto.

5. Salga de los correos electrónicos innecesarios

Darse de baja de listas de correo innecesarias puede parecer una forma obvia de aumentar la productividad del correo electrónico, pero muchos de nosotros nunca lo conseguimos. En cambio, todo lo que tenemos que hacer es resignarnos a examinar la miríada de correos electrónicos irrelevantes en nuestras bandejas de entrada para acceder a los mensajes que necesitamos ver y posiblemente perdernos algunas cosas importantes en el camino.

Así que hazlo. Tómese el tiempo para encontrar ese molesto botón para cancelar la suscripción en el correo electrónico que no necesita, desde boletines informativos y listas de correo de marca hasta correos electrónicos grupales que ya no necesita.

También vale la pena darse de baja de las notificaciones de las plataformas de redes sociales, que ocupan una parte importante de nuestras bandejas de entrada en estos días. Además de cancelar la suscripción al correo electrónico, también limpie la bandeja de entrada de su correo electrónico.

6. Desactive las notificaciones por correo electrónico

Esto es algo en lo que piensa la mayoría de los profesionales, pero pocos de nosotros hemos tenido el descaro de hacerlo. ¿Deshabilitar las notificaciones por correo electrónico? ¿Y si nos perdemos algo muy importante?

Si revisa su bandeja de entrada una vez por hora, todo lo que tiene que hacer es responder de manera oportuna. En última instancia, las notificaciones hacen más daño que bien. Las notificaciones por correo electrónico son muy molestas y distraen, pero solo son útiles una vez en una luna azul.

Responder ese correo electrónico 20 minutos más tarde de lo habitual no sería un gran problema, no afectará su reputación ni su eficacia en el trabajo. Pero cuando vea que su productividad se dispara, la gente se pondrá de pie y se dará cuenta.

Deje que su correo electrónico trabaje para usted

Dominar la productividad del correo electrónico es una de las formas más fáciles de aumentar su productividad general y sacar más provecho de su correo electrónico.

Al igual que en el mundo del trabajo, cancelar la suscripción a listas de correo electrónico o programar horarios de correo electrónico en medio de un día de trabajo ajetreado puede ser una prioridad bastante baja. Sin embargo, marcar cada consejo en esta lista no debería tomar más de unas pocas horas, y los retornos podrían ser enormes.

Así que adelante, haga que el correo electrónico funcione para usted.

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