Así es como proporcionas comentarios difíciles cuando trabajas por separado

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Si bien es preferible compartir los comentarios correctivos cara a cara, es posible que las condiciones actuales no lo permitan. El cambio continuo hacia el trabajo remoto ha obstaculizado las comunicaciones de muchos ejecutivos, especialmente cuando se les pide que difundan noticias difíciles de forma remota. El resultado: retroalimentación menor y poco frecuente que a menudo se asemeja a un «sándwich de alabanza» y pasa por alto la información sensible pero necesaria que los empleados a veces necesitan escuchar.

La retención de comentarios tiene un costo. Un estudio de CEB mostró que las empresas con una cultura de comunicación abierta lograron una rentabilidad para el accionista a 10 años un 270% más alta (7,9% frente a 2,1%) que las empresas que operaban en silencio. Una investigación realizada por la empresa de gestión Zenger Folkman encontró que el compromiso de los empleados aumentaba cuando los gerentes daban comentarios honestos, incluso si eran de naturaleza correctiva.

Si no puede tener estas difíciles conversaciones en persona, considere las siguientes estrategias de retroalimentación de barrera baja para salvar la distancia y aliviar la incomodidad.

Dibuja la conversación.

La investigación muestra que repetir los pasos y la secuencia de una acción puede conducir a una mejora concreta. Puede ser útil involucrarse en «ejercicios de sombra» antes de entablar una conversación intensa, especialmente si no está frente a la otra persona. Primero, preséntese en una forma de comunicación de primera clase: voz calibrada. Tono medido. Actitud abierta. Estos ejercicios de visión lo prepararán para un rendimiento óptimo cuando sea necesario.

Una vez que haya establecido su presencia, haga una lista de posiciones o argumentos que espera que haga la otra persona. Cuales son las objeciones? ¿Cómo es probable que reaccione ante su posición? ¿Puede contrarrestarlo con pruebas o argumentos adicionales? Planificar la conversación con anticipación lo mantendrá calmado y concentrado en el momento, especialmente si espera un intercambio contencioso.

Reduzca el problema.

Si no hablamos cara a cara con las personas, los problemas se pueden expandir y distorsionar, haciendo que otros «se opongan y se retiren» de la seguridad de las ideas y acciones en las que ya confían. Este llamado «efecto talento» es una contramedida eficaz que puede generar defensas no deseadas, desconfianza y escalada. Cuando se trabaja de forma remota, la mejor manera de resolver grandes problemas es hacerlos más pequeños.

Intente dimensionar sus comentarios para que se centren en eventos específicos y oportunos, en lugar de proporcionar una crítica integral. Evite un vertedero que fluya juntos y confunda los detalles. Comunicarse en una caída lenta, en lugar de una ráfaga repentina, aumenta la probabilidad de que otros puedan responder de manera más clara y cómoda a sus comentarios.

Uno de mis clientes, un desarrollador de software internacional, hizo un buen uso de esta estrategia de reducción. En lugar de dar meses de retroalimentación narrativa al final de un trimestre, los gerentes ahora comparten micro-mensajes con miembros de su equipo en reuniones rápidas todos los viernes. Estos pequeños intercambios han valido la pena, ya que la frecuencia y el formato de estas conversaciones han mantenido estrecho el circuito de retroalimentación.

Expanda el círculo de comentarios.

Las personas rara vez mejoran por sí mismas, pero aceptar las críticas de los colegas no es fácil; incluso puede llevar a que otros busquen la aprobación de nuevos grupos de pares. Estas dinámicas pueden cambiar con la creación de «redes de desafío», cohortes de pequeños grupos en los que se normaliza y fomenta la retroalimentación de los compañeros.

Pida a los empleados que sugieran de 2 a 3 compañeros para su red de desafíos en función de la compatibilidad y la confianza. Los miembros del grupo ofrecen orientación y apoyo justo a tiempo, amplían el círculo de comentarios y mantienen abiertas las líneas de comunicación. Tan pronto como los gerentes ayudan a convocar estos foros, mantienen una distancia respetuosa y dejan espacio para una discusión abierta sin temor a repercusiones.

Las redes de desafíos no solo reducen la carga de comentarios sobre los gerentes, sino que también agregan nuevos niveles y profundidad a la imagen del desempeño. Ayudar a su equipo a encontrar fuentes adicionales de apoyo (e incluso un empujón ocasional) puede ayudar mucho a aliviar el aislamiento que muchos empleados pueden experimentar en el trabajo desde casa.

La imprevisibilidad de esta pandemia ha aumentado la importancia de ejercer influencia siempre que podamos. Asegurarse de que otros reciban la retroalimentación de múltiples fuentes, bien formada y del tamaño adecuado es una forma de brindar soporte remoto, mientras se construye un sentido más fuerte de simpatía, colaboración y conexión de equipo.

Las opiniones expresadas por los columnistas de Inc.com aquí son las suyas propias, no las de Inc.com.

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