Cómo administrar el tiempo de manera más eficiente en 2021

d

Tu vida es tu tiempo. Como lo gastas

Como ocurre con muchos emprendedores, es probable que sus días se consuman en reuniones, reuniones de estrategia o tratando de responder a la interminable bandeja de entrada con correos electrónicos y llamadas. Si no tiene cuidado, su calendario y, en última instancia, su vida, pueden inundarse y hacerse cargo.

Especialmente con más personas que trabajan de forma remota en la pandemia global, muchas personas asumen que sus empleados están libres las 24 horas del día, los siete días de la semana. Si bien a veces es posible que no esté en una reunión, eso no significa que deba ocupar su tiempo.

Descubrí que con estos tres sencillos trucos podía recuperar el control de mi calendario y crear una vida más productiva para mí y mi equipo.

1. Bloquea la hora en tu calendario.

Es difícil rechazar una invitación a una reunión o decir que está ocupado cuando su calendario está abierto. Pero el hecho de que no esté en reuniones todo el día no significa que tenga mucho tiempo libre. Para protegerse de lo omnipresente: «¿Tienes un momento?» Consultas, en realidad programa las acciones que tiene, además de las reuniones, en su calendario.

Configurar tu calendario correctamente implica crear bloques específicos de tu día en los que es imposible que las personas programen tiempo contigo. Cuando necesite unos momentos para hacer las cosas sin parar, configure su calendario para que parte de su día esté disponible para esa tarea. Si tiene este tiempo bloqueado, mueva también todas las plataformas de comunicación fuera de línea. Cuantas menos interrupciones, más productivo y eficiente será.

Me gusta bloquear el tiempo de manera preventiva antes de que surja algo durante la semana y es posible que necesite algunas horas adicionales para concentrarme. Bloquear esto en el calendario le brinda una red de seguridad para sus preciosas horas y un pequeño margen de maniobra si necesita hacer ajustes.

2. Establezca expectativas claras para su comunicación.

Hay una nota en mi firma de correo electrónico que dice que solo reviso el correo electrónico a las 9:00 a.m. y a las 2:00 p.m. Si bien esta es una pauta que uso personalmente con algunas excepciones, sienta el precedente de lo que la gente puede esperar. Si alguien envía un correo electrónico a las 9:30 a. M., Sabe que no lo veré hasta las 2:00 p. M. Y podrá gestionar sus necesidades en consecuencia. Este nivel de transparencia prepara a todos para el éxito mientras lo protege de la afluencia de correos electrónicos.

También puede crear una respuesta automática por correo electrónico cuando tome una decisión comercial importante, realice una reunión de la junta externa o tenga dificultades para cumplir con una fecha límite de proyecto específica. Prepárese para el éxito siendo transparente. «Me tomo un descanso del correo electrónico para ser productivo y concentrarme en él [insert priority]. »

Comunicar sus expectativas es completamente productivo y muy útil. Establezca expectativas y luego sígalas. Es fácil culpar a los demás, pero a menudo somos los culpables de nuestra propia productividad reducida. No diga que no revisa el correo electrónico y luego pasa todo el día respondiendo a la gente. Esto disminuirá la confianza y hará que su equipo crea que no está cumpliendo con las expectativas que estableció.

3. Programe semanalmente.

El domingo, decida cuándo hacer las cosas. En mis empresas, los lunes y martes se llenan de reuniones de equipo, mientras que el resto de la semana permanece abierta a diversos requerimientos que cambian según la temporada de mi empresa.

La flexibilidad en el tiempo es extremadamente beneficiosa porque puede mantenerse actualizado y concentrarse en cualquier oportunidad que surja. Cuando cada minuto de su día está programado con una reunión tras otra, no hay lugar para un nuevo crecimiento, nuevas empresas o incluso tiempo para ser creativo y reflexionar.

Pruebe estas herramientas y vea cómo reaccionan su eficiencia, productividad y nivel de estrés.

Las opiniones expresadas por los columnistas de Inc.com aquí son las suyas, no las de Inc.com.

¡Haz clic para puntuar esta entrada!
(Votos: 0 Promedio: 0)

Deja un comentario