Cómo elegir el proveedor adecuado para su próximo proyecto

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Cuando busque un nuevo proveedor para unirse a su negocio, primero planifique el proyecto con anticipación y luego cree la RFP perfecta para cubrir todos los requisitos y detalles de un próximo proyecto o asignación.

Si se hace correctamente, este paso le ahorrará horas de trabajo preliminar y le ayudará a reducir la lista de contratistas con los que desea trabajar. El siguiente paso, por supuesto, es seleccionar al ganador entre las propuestas recibidas. Para hacer esto, debe hacerse las siguientes preguntas.

1. ¿Seguiste las instrucciones?

El primer requisito es simple: ¿presentó la propuesta antes de la fecha límite? ¿Le hicieron saber con anticipación que hicieron una propuesta? ¿Respondió a las preguntas establecidas en la RFP?

Si no pueden cumplir con una fecha límite para intentar impresionarlo y conseguir un proyecto, las posibilidades de que se ciñan a su horario después de la contratación son mucho menores. Así que presta atención a quién siguió las instrucciones. Este paso por sí solo suele eliminar alrededor de una cuarta parte de las propuestas.

2. ¿Hizo las preguntas correctas?

Se tomó el tiempo para armar una RFP muy bien pensada. Y si se hace correctamente, la mayoría de los detalles y preguntas del proyecto ya estarán cubiertos en su solicitud. Entonces, si un proveedor regresa y le hace preguntas que ya están cubiertas en su solicitud, podría resultar en que ya no se ejecuten para el trabajo.

Si es nuevo en el proceso, asegúrese de haber abordado realmente la pregunta en su propuesta y de que su explicación sea clara. De lo contrario, la pregunta es válida y debe discutirse con el proveedor.

Debe esperar que los proveedores de renombre tengan preguntas adicionales para profundizar en el proyecto. Este es un momento para que el proveedor decida si su negocio y proyecto también son adecuados para su negocio. Por lo tanto, espere más preguntas y discusiones para obtener claridad sobre los puntos importantes del proyecto.

3. ¿Pueden hacer el trabajo dentro de sus parámetros?

Ahora que lo ha reducido a los contratistas que analizaron su solicitud en profundidad y siguieron las instrucciones que contenía, es hora de considerar su propuesta. ¿Pueden hacer el trabajo dentro de su marco de tiempo y presupuesto? ¿Siente que puede lograr sus objetivos previstos?

Es posible que algunos contratistas no puedan trabajar dentro de su presupuesto o cronograma prescrito e incluirán una opción alternativa en su propuesta. Si descubre que la mayoría de los proveedores que envían propuestas no pueden cumplir con sus pautas, es posible que deba reconsiderar su presupuesto y expectativas. Por lo tanto, no despida a un proveedor de inmediato si no tiene suficiente presupuesto. Un profesional experimentado conoce la industria y el trabajo en cuestión, y explica por qué es posible que deba ajustar su presupuesto.

4. ¿Te gustó su respuesta?

Lo último que desea ver son las respuestas a las preguntas formuladas en su consulta. ¿Hacen todo el trabajo en casa o lo subcontratan? ¿Están usando soluciones tecnológicas con las que está familiarizado? ¿Tiene sentido su precio? ¿Tiene un administrador de cuenta dedicado? ¿Proporcionó estudios de caso y referencias? ¿Entienden su negocio y su nicho y aportan algo a la mesa que lo ayudará a lograr sus objetivos?

Las preguntas que haces varían según el proyecto. Sin embargo, las respuestas deben estar bien pensadas y brindarle una imagen general de cómo el proveedor enfocaría su proyecto. Si tiene alguna pregunta o necesita una aclaración, ahora es el momento de hacer una llamada y discutir los detalles.

Después de analizar estas cuatro áreas, debería tener una buena idea de con quién le gustaría trabajar en su proyecto. Cuando esté indeciso, programe una llamada de seguimiento con los principales competidores y permítales compartir sus conocimientos y planificar su proyecto y votar en consecuencia.

Las opiniones expresadas por los columnistas de Inc.com aquí son las suyas propias, no las de Inc.com.

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