Cómo lidiar con un asistente gruñón

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La columnista de Inc.com, Alison Green, responde preguntas sobre el lugar de trabajo y la administración, todo desde cómo lidiar con un jefe de microgestión cómo hablar con alguien de tu equipo sobre el olor corporal.

La asistente administrativa de mi equipo, Olga, está increíblemente impaciente y espera que haga las cosas rápidamente sobre las que no tengo control. Por ejemplo, suelo trabajar con ella para conseguir los contratos de autónomos con los que trabajamos. Ella redactará el contrato y se lo enviaré por correo electrónico al autónomo, ya que soy su contacto principal para la organización.

Los autónomos tienen otros clientes y pueden tardar unos días en respondernos, pero Olga está impaciente. Me preguntará si me devolvieron algo unas horas o un día después de su envío. Diré: «Entiendo que tenemos que devolver el contrato de Fergus para que le paguen, pero no se lo enviamos hasta el viernes y ahora es lunes. Planeo contactarlo a finales de esta semana cuando no lo hace «. t devolverlo. «

Su respuesta a esto suele ser defensiva, como «Está bien, pero todo lo que tiene que hacer es firmarlo». Entiendo, pero no estoy en la misma habitación que el contratista y no puedo obligarlo a hacer un trabajo para nosotros de inmediato.

Esto sucede no solo con los contratos, sino con muchas tareas diferentes. Ella preguntará por qué alguien no respondió a mi correo electrónico o por qué no hice una tarea no urgente que ella me pidió que hiciera hace solo una hora.

Creo que Olga está de mal humor y me causa otras frustraciones. No sé qué hacer para dejar de ser el objetivo y aunque le digo que no puedo controlar lo que está haciendo otra persona, el problema no desaparece. También se siente incómodo que, aunque soy mayor que ella, también soy mucho más joven. ¿Qué tengo que hacer?

¡La edad no importa aquí! Olga es la asistente de tu equipo y tienes autoridad para decirle cómo se supone que funcionan estas cosas. Solo tienes que ser más claro.

Por ejemplo, si Olga le molesta por los contratos de autónomos, diga: «En general, suponga que pueden pasar unos días o incluso una semana para que regresen los contratos de autónomos, ya veces más. Tiene otros clientes y nosotros no somos suyos». Solo prioridad. También queremos que la gente se tome el tiempo para leer los contratos con atención. Cuando los aceleramos, parece que estamos tratando de aplicarles nuestras condiciones sin darles tiempo para pensar. No he escuchado nada después de una semana, pero asuma que estaré allí. «

Luego, cuando lo vuelva a hacer, diga: «Como dije, no lo espero ahora. A menudo se apresura a hacer un seguimiento, pero no vuelva a intentarlo a menos que haya pasado más de una semana . «

Si le pregunta por qué alguien no respondió a su correo electrónico, diga: «No me preocupa porque no fue muy largo. ¿Hay alguna razón específica por la que necesita esto con urgencia?»

Y tal vez, «He notado que a menudo te comunicas con las personas que estoy esperando, pero prefiero seguirlas yo mismo. Si necesitas escuchar algo y han pasado varios días, no dudes en revisar . » conmigo. Pero, de lo contrario, prefiero administrar estas cosas por mi cuenta. «

Si ella te pregunta por qué no hiciste una tarea no urgente ese día (!), Dile: «Tengo otras prioridades que debo abordar primero. ¿Me equivoqué con la urgencia?»

Y si eso sucede una y otra vez, «tengo todo en mi plato bajo control. Si me preguntas algo, puedes estar seguro de que te lo conseguiré y tú no tienes que hacerlo». Vuelve a mí una y otra vez. Si es urgente, dímelo primero para que lo sepa desde el principio y pueda priorizarlo correctamente. «

En otras palabras, sea tranquilo, claro y directo sobre cómo debe tratar las cosas de manera diferente.

Sé que es fácil decirle a alguien mayor que tú que haga algo diferente. Pero la edad no debería ser un factor en las relaciones laborales: la experiencia, la autoridad y los roles relativos cuentan. Probablemente no quieras que la gente cambie la forma en que te tratan en función de tu edad, ¿verdad? Lo mismo aquí, no se lo haga a otras personas. ¡Buena suerte!

¿Le gustaría hacer su propia pregunta? Envíalo a [email protected].

Las opiniones expresadas por los columnistas de Inc.com aquí son las suyas, no las de Inc.com.

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