Cómo obtener una solicitud de cotización correcta

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Encontrar el proveedor perfecto para su próximo proyecto puede ser un desafío y llevar mucho tiempo. Después de haber examinado cientos o incluso miles de empresas de la industria, limítese a los 20-30 candidatos principales. Luego, comuníquese con cada proveedor, programe una llamada de descubrimiento, explique lo que está haciendo su empresa, su presupuesto y sus limitaciones técnicas y de tiempo. Luego investigan el proyecto y activan una serie de correos electrónicos con alrededor de otra docena de preguntas sobre sus necesidades específicas. Está prevista otra ronda de llamadas.

Y al final, es posible que tenga cuatro candidatos sólidos disponibles para su revisión. Y establezca otra ronda de conversaciones. En total, ha invertido fácilmente 40 horas o más buscando un nuevo proveedor.

Ahora, si hace esto cinco o seis veces al año, se suma muy rápido. Por eso quería compartir con ustedes cómo mi equipo se ocupa de la búsqueda de proveedores.

Solicitud de presupuesto

Una vez que hayamos identificado a los proveedores con los que queremos trabajar, creamos una RFP o RFP que detalla el proyecto para acelerar el proceso de licitación. Una RFP típica incluye lo siguiente:

  • Fecha de vencimiento de la propuesta

  • Antecedentes corporativos

  • Descripción del proyecto

  • Objetivos del proyecto

  • Alcance del trabajo. Esto generalmente incluye una fase de investigación y planificación, así como la implementación.

  • Programa de entrega objetivo

  • Fecha de vencimiento del proyecto final

  • Detalles técnicos o restricciones

  • presupuesto

  • Métricas de evaluación

  • ¿Qué se espera de los posibles proveedores / contratistas externos?

  • Serie de preguntas que deben responderse para ser consideradas

  • Requisitos para la presentación. Esto a menudo significa que un proveedor tiene que cumplir con todas las métricas en el área de evaluación y notificarnos una semana antes de la fecha límite si desea enviar una cotización, muestras y referencias y, si corresponde, un cronograma sugerido.

  • Información del contacto

Luego, enviaremos este documento a los proveedores potenciales pidiéndoles que revisen todos los materiales y nos informen si están interesados ​​en enviar una propuesta.

Reducir los candidatos

Si se hace correctamente, una RFP responderá el 99% de las preguntas que tendrá un cliente potencial antes de presentar una oferta. Si descubre que una cosa o dos siguen apareciendo y necesita su explicación o atención, tome nota de que esa información debe incluirse en su próximo proyecto de RFP.

Debido a que ha considerado aspectos como objetivos, presupuesto y cronograma, muchos proveedores dan un paso atrás cuando descubren que no pueden cumplir con los requisitos de su oferta. Esto le ahorrará innumerables horas de llamadas telefónicas a proveedores que no pueden ayudarlo con su proyecto.

En este punto, debería estar con alrededor de 10 proveedores interesados ​​en su proyecto y listo para enviar sugerencias. Una vez que haya revisado sus sugerencias, puede encontrar a los mejores candidatos y luego realizar llamadas con ellos para una mayor discusión.

Todo este proceso tarda entre cinco y diez horas, a diferencia de las cuarenta horas que se realizan de forma tradicional.

Las opiniones expresadas por los columnistas de Inc.com aquí son las suyas, no las de Inc.com.

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