¿Cómo puedo hacer que las reuniones de equipo sean más útiles?

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La columnista de Inc.com, Alison Green, responde preguntas sobre el lugar de trabajo y la administración, todo desde cómo lidiar con un jefe de microgestión cómo hablar con alguien de tu equipo sobre el olor corporal.

Dirijo un departamento con 20 empleados que se dividen en equipos más pequeños de dos o tres personas cada uno. Cada pequeño equipo es responsable de exactamente las mismas tareas, pero para un área geográfica diferente. Algunos de los desafíos que enfrentan a diario son parte de problemas mayores que afectan a todo el equipo. Entonces la comunicación entre ellos es realmente importante.

Hago todo lo posible para reclutar personas que son jugadores de equipo y les gusta compartir información y les gusta ver el panorama general. También tengo reuniones mensuales con todo el departamento donde cada equipo explica en qué están trabajando, qué problemas están teniendo, si necesitan ayuda, etc. Esperaba que esto llevara a una discusión abierta y a que fluyeran información e ideas entre ellos. .

Sin embargo, no surgen discusiones durante estas reuniones. Cada equipo presenta su parte, todos asienten con la cabeza, el siguiente equipo presenta su parte, todos asienten y te haces una idea. También intenté organizar talleres y discutir esto en equipos más pequeños, pero nada parece funcionar. ¿Tiene alguna sugerencia sobre cómo puede lograr que un gran equipo discuta ideas abiertamente, se desafíen entre sí y logre una mejor sinergia general entre todos?

Apuesto a que su equipo odia estas reuniones. Las reuniones que son en su mayor parte o en su totalidad información por turnos son increíblemente aburridas. Sé que esto es exactamente lo que está tratando de evitar y lo que está tratando de arreglar, pero la estructura en sí («camine por la habitación y comparta lo que sucede) es probablemente lo que sacará los resultados que ve. Sin embargo, no es una gran estructura». Estás tratando de provocar una discusión real.

Así que desecharía este formato por completo. En su lugar, elija uno o dos desafíos que uno de los equipos esté experimentando, envíe un breve resumen de esos desafíos a todos al menos con unos días de anticipación (mejor aún, pida a alguien de ese equipo que los anote) y pregunte a cualquiera que lo haga pensar y prepararse para pensamientos para discutir. Luego lleve la reunión con usted para asegurarse de que todos tengan tiempo en el aire y hagan preguntas para conversar. Por ejemplo, «Jane, sé que miraste algo similar el año pasado. ¿Puedes hablar sobre cómo lo hiciste en el Proyecto X?» o «Fergus, a veces eres escéptico acerca de este enfoque, ¿cómo lo ves en este contexto?» y así.

Eso forzará la discusión … ya que literalmente la forzará a través de la forma en que estructuró el tiempo.

Aun así, debes prestar mucha atención a lo útil que resulta en última instancia. Es posible que lo que está buscando, una discusión estructurada de ideas y desafíos, no funcione para este grupo. Si haces esto varias veces y no te resulta útil, no lo fuerces más.

En ese caso, buscaría métodos distintos a las reuniones para asegurarme de que las personas se estén comunicando. Por ejemplo, como gerente, está bien posicionado para identificar los momentos en que las personas deberían compartir información o trabajar juntas y luego animarlas a hacerlo («Debería consultar con Bob porque ha tenido un gran éxito con estas cosas»). o lo que sea). Envíe el problema a su equipo también y pida ayuda para resolverlo; es casi seguro que tendrán perspectivas e ideas en las que no ha pensado.

Mientras hace esto, esté atento al problema que desea resolver. A veces, los gerentes quieren este tipo de discusión porque se siente como lo correcto, pero no pueden articular nada específico que lo resuelva. Si este es el caso y su equipo está obteniendo buenos resultados, es posible que no tenga que preocuparse en absoluto.

Pero si tu poder Señale los problemas específicos que surjan como resultado y posiblemente apunte a una solución mucho más específica. Por ejemplo, si el problema es que el equipo del noroeste del Pacífico no notifica a otras regiones los cambios que les afectan, es posible que no necesite una reunión de grupo para resolverlo. Tal vez necesite reuniones individuales regulares entre los líderes de estos dos equipos, o un correo electrónico a las otras regiones, o algo completamente diferente. No crea que una reunión de 20 personas es la mejor o la única manera de iniciar la comunicación. a menudo es al menos forma eficaz de hacerlo.

¿Le gustaría hacer su propia pregunta? Envíalo a [email protected].

Las opiniones expresadas por los columnistas de Inc.com aquí son las suyas, no las de Inc.com.

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