Cómo realizar sesiones de intercambio de ideas gratificantes de forma remota

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La lluvia de ideas como equipo mientras se trabaja de forma remota ha resultado muy difícil.

Es algo estar físicamente juntos que libera mucha más creatividad, que para mí es el objetivo principal de una reunión de estrategia o una lluvia de ideas. Y aunque mi empresa y yo hemos probado un puñado de herramientas como pizarras virtuales, necesito darme cuenta de cuánto extraño tener este tipo de conversaciones en persona.

En este momento, mi equipo y yo estamos planeando para el próximo año. Antes de la pandemia, hubiéramos reunido a los ejecutivos para una reunión de un día en el sitio o fuera del sitio para enfocarnos exclusivamente en el próximo año. Pero como la mayoría de nosotros seguimos trabajando de forma remota, tuvimos que encontrar formas de tener este tipo de discusiones intensas de forma remota.

Sé que muchas otras empresas y ejecutivos también están luchando con esto. Estas son las dos estrategias que hemos encontrado más efectivas que pueden ser útiles para sus propias reuniones de planificación de 2021.

1. En lugar de una reunión integral, divídalos en reuniones semanales de dos horas.

Toda la ventaja de la lluvia de ideas personal es que pueden aprovechar las ideas de los demás.

Desde la distancia, y con el tiempo de retardo ligeramente retrasado entre el sonido de las personas y la cámara, esto se vuelve casi imposible. La gente se interrumpe sin querer. Las personas pueden tener más dificultades para expresarse o alguien más puede pensar que han terminado y cortarlas sin querer. La comunicación a distancia puede ser excelente para conversaciones lineales, pero es improductiva para grupos grandes que están lanzando ideas en la pared al mismo tiempo.

En cambio, como equipo de gestión, hicimos pedazos esta gran reunión de planificación.

Celebramos una reunión de dos horas cada semana. Todos están involucrados, pero dos horas es solo tiempo suficiente para trabajar en un puñado de temas e ideas. Luego, todos tienen el resto de la semana para pensar sobre lo que estábamos hablando, hacer la tarea, hablar con sus equipos y luego volver a la mesa para desarrollar esas ideas la semana siguiente, y así sucesivamente.

Por ejemplo, una tarea era que los jefes de departamento volvieran y examinaran sus iniciativas potenciales, luego las clasificaran en orden de esfuerzo e impacto y luego las volvieran a presentar al grupo. Esto nos permitió enmarcar la conversación para la semana siguiente y tener una discusión más centrada en un aspecto particular del negocio, en lugar de tratar de que todo se transmita en video.

Recomiendo probar esto. Puede resultar muy estresante asistir a una videoconferencia durante ocho horas seguidas. No es lo mismo que tener una experiencia de día completo fuera del sitio en la que pueden almorzar juntos, hablar de manera más informal y simplemente tomar la energía del día.

En cambio, debe ser más consciente e intencional con el tiempo y las conversaciones que desea tener entre los miembros del equipo cuando se trabaja de forma remota.

2. Utilice materiales para crear un contexto adicional antes de una reunión grande.

Las grandes reuniones virtuales son muy difíciles de gestionar.

Lo que sucede al final es que todos están en silencio y tienes que levantar la mano para que la gente hable. Funciona, pero definitivamente es más difícil y menos fluido que una gran reunión de oficina.

En algunas reuniones virtuales, el número de participantes es inevitable. Mucha gente tiene que estar ahí, así que tienes que encontrar la manera de que funcione. Una de las cosas que hicimos recientemente fue una gran retrospectiva, algo que queremos hacer después de todos nuestros grandes proyectos para pensar en áreas de mejora. Normalmente, si estuviéramos haciendo una retrospectiva, todos en la sala estarían caminando hablando. Sería más un diálogo abierto.

Dado que teníamos que realizar esta sesión de forma virtual, en su lugar le pedimos a la persona que presidía la sesión que nos diera su opinión por adelantado mediante una encuesta. Cada persona tenía que enviar tres cosas que salieron bien, tres cosas que no salieron bien y así sucesivamente.

El beneficio que notamos antes de crear esta encuesta fue que, por un lado, las personas que no eran tan verbales dieron comentarios realmente buenos. En cierto modo, trajo nuevas voces del grupo que de otro modo no habrían compartido mucho. En segundo lugar, le dio a la discusión un contexto importante para que no pasemos demasiado tiempo recopilando toda esta información en video. En cambio, tuvimos un punto de partida y compartimos las conclusiones de los demás, lo que hizo que la conversación fuera más específica y, en muchos sentidos, más útil.

No estoy entusiasmado con el futuro del trabajo completamente remoto, pero experiencias como esta me dan la confianza de que hay formas de hacerlo funcionar si es necesario. Y cuando regresemos a la oficina, algunas de estas soluciones que encontramos mientras trabajamos de forma remota seguramente serán una parte integral de nuestra comunicación futura como equipo y empresa.

Las opiniones expresadas por los columnistas de Inc.com aquí son las suyas, no las de Inc.com.

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