Cómo se espera que cambie la automatización de pagos en 2021

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2020 fue un año tan inesperado. Incluso si viera venir la pandemia, dudo que alguien hubiera sospechado en marzo que todavía hablaríamos de ello en 2021, o se hubiera dado cuenta de cuánto cambiaría todo. Con esta actitud parece casi irónico hacer predicciones. Aún así, surgieron algunas tendencias claras en los pagos B2B a lo largo del año y se espera que se desarrollen durante los próximos doce meses. Mi propia empresa Nvoicepay, que se especializa en la automatización inteligente de métodos de pago, también está activa en esta área.

Estas son algunas de las tendencias que veo en la automatización de pagos en el asiento del conductor este año:

Los pagos con cheque pierden su brillo

El caso de negocio de la automatización de pagos se ha centrado principalmente en el ahorro de costes y la eficiencia de Cuentas por pagar (AP). La pandemia de Covid-19 y el trabajo remoto han respaldado este caso empresarial. Por razones de seguridad, muchas empresas aún se muestran reacias a enviar empleados a la oficina para cortar cheques. Sin embargo, lo que escuchamos aún más es que sus proveedores no quieren recibir cheques y están pidiendo a los compradores que realicen pagos a través de la cámara de compensación automática (ACH). Con los proveedores que adoptan los pagos digitales a mayor escala, parece que hemos llegado al punto de inflexión en el que los cheques se están volviendo más obsoletos.

El dolor ACH llega a casa

A medida que las empresas pagan a más proveedores con préstamos ACH, se dan cuenta del costo real de los pagos ACH y de los riesgos involucrados. A $ 0.25 a $ 0.50 por transacción, ACH parece barato. Sin embargo, cuando se toma en cuenta el tiempo, el costo y la responsabilidad de activar a los proveedores, el costo real oscila entre $ 1,40 y $ 3,79, muy parecido a procesar un cheque.

Y eso no incluye el costo de la prevención del fraude. El fraude de pago ACH está en aumento, especialmente los sistemas VEC (Vendor Compromise) de proveedores donde los estafadores actúan como proveedores y convencen a los equipos de AP para que envíen ACH a cuentas bancarias fraudulentas.

La mayoría de las empresas tienen cheques bien desarrollados para cheques y los bancos ofrecen controles para Positive Pay y Positive Payee. Sin embargo, estos controles no siempre existen para ACH, y los bancos a menudo luchan por brindar protección contra el fraude para este tipo de pago simplemente porque el fraude con cheques ha sido un enfoque durante tanto tiempo. Pero ahora el fraude ACH está aumentando y el riesgo es mayor que con los cheques porque el proceso de pago ACH es mucho más rápido.

Es casi imposible recuperar los fondos robados si no se da cuenta del problema antes de que los fondos lleguen a los malos actores. Es probable que todos estos desafíos impulsen a más empresas a subcontratar su proceso de pago para aliviar la tensión de sus equipos sobrecargados.

Los datos electrónicos aceleran los procesos de AR

Una de las razones ocultas por las que los cheques han mantenido su popularidad durante tanto tiempo es que son fáciles de conciliar para las cuentas por cobrar (AR). Los fondos y las fechas se muestran al mismo tiempo, con los detalles de la transferencia directamente en el cheque. A partir de ahí, AR sabe exactamente cómo se aplicarán los fondos a sus facturas. Si tienen un servicio de casilleros en su banco, ni siquiera tienen que ingresar los detalles del cheque.

Hasta hace poco, esta simplicidad no conducía a pagos ACH. El personal de AP vería los depósitos ACH en su cuenta, pero no necesariamente se le indicaría cómo aplicarlos, ya que los datos no se transfirieron con el pago. NACHA (Asociación Nacional de Cámara de Compensación Automatizada) y la red RTP (Pagos en Tiempo Real) han mejorado la transmisión de datos de remesas ACH. Aunque el número de campos y caracteres es limitado, este es un gran paso en la dirección correcta.

La financiación de la cadena de suministro se activa mediante la digitalización

En lo que respecta a la financiación de la cadena de suministro, EE. UU. Se está quedando atrás en comparación con Europa, que ha tenido facturación electrónica durante algún tiempo. Existe una gran oportunidad en los EE. UU. Para proporcionar más fluidez y capital de trabajo a proveedores y compradores mediante el uso de datos para lograr una forma más rápida y dinámica de suscripción.

Los sistemas más inteligentes con acceso a todo el flujo de datos, desde el pedido hasta el procesamiento de pagos, pueden admitir opciones de financiamiento y descuentos preaprobados. Esto no era posible en un entorno basado en papel, pero veremos más de estas ofertas a medida que las empresas digitalicen sus datos.

Una red de transacciones sociales para empresas

Se está volviendo anticuado pensar en compradores y proveedores, y AP y AR, como organizaciones separadas e independientes. Cada equipo AP tiene un equipo AR correspondiente. Todas las empresas son tanto compradores como proveedores. Si observa todas las conexiones entre ellos, verá la enorme red social de profesionales de las finanzas que está detrás del intercambio constante de fondos, pedidos, facturas, contratos y otros documentos. Sin embargo, con todos los datos altamente sensibles, las empresas no pueden procesarlos con la seguridad que deberían.

Algunas empresas financieras están utilizando el concepto B2B de redes sociales para incorporar prototipos de un «Facebook para empresas» en sus productos. Aún así, no hemos visto uno con una funcionalidad más amplia o una adopción masiva.

Ya sea que un grupo de empresas de tecnología comparta su gran red o una sola empresa esté construyendo y comercializando la solución adecuada, el mercado está listo para un nuevo estándar comercial. Alguien creará una plataforma que sacará a las empresas de la era virtual de la oscuridad hacia un renacimiento, y que luego tendrá mucho éxito.

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