Dirigí una empresa remota durante 9 años. Aprenda a realizar reuniones virtuales productivas aquí

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A nadie le gustan las reuniones no estructuradas. Y, sin embargo, ocurren todo el tiempo y afectan su productividad al desviarse del tema o repasar el programa. Cuando se trabaja de forma remota, estos problemas se ven agravados por la tentación de utilizar el tiempo de reunión para reunirse con colegas que normalmente no ve en la oficina.

Empecé con Zapier hace nueve años y nunca hemos tenido una oficina. Hemos crecido a más de 300 empleados, todos repartidos por todo el mundo. Si bien hacemos la mayor parte de nuestro trabajo de forma asincrónica, a veces se requieren reuniones y, a lo largo de los años, nos hemos vuelto increíblemente eficientes en la celebración de reuniones remotas.

A continuación, se incluyen cinco consejos para ejecutar reuniones productivas en equipos remotos.

Establece un límite de tiempo.

Independientemente de con quién se reúna y sobre qué se reúna, sin ninguna estructura, puede ser fácil que una reunión se salga de los rieles.

Hay muchas cosas que puede hacer para ayudar con esto, desde enviar una agenda antes de lo programado hasta elegir un moderador para mantener a todos informados. Pero la solución más simple es simple: establezca un límite de tiempo y cúmplalo. No programo reuniones por más de una hora, lo que actúa como una función forzada para asegurarme de que estamos discutiendo los temas de máxima prioridad.

Empiece por reflexionar.

La comunicación interpersonal es difícil para un equipo distribuido. La mayor parte de nuestra comunicación se lleva a cabo de forma asincrónica a través de Slack, donde las características de comunicación como el lenguaje corporal y el sonido están ausentes.

Al comienzo de las reuniones periódicas, me gustaría pedirles a las partes interesadas que reflexionen sobre su estado actual. ¿Cómo va? ¿Cómo te sientes? No existe una forma perfecta de evaluar esto, pero las reacciones intestinales como el rojo, el amarillo o el verde pueden ser significativas. Si alguien tiene una reacción diferente a la verde, la solucionamos. ¿Qué te hace sentir así? ¿Cómo pueden ayudar otros en la llamada?

Agregue 10 minutos de tiempo de lectura.

Las lecturas previas son excelentes y le permiten maximizar su tiempo durante una reunión, pero no siempre son posibles. Si no tiene tiempo para una conferencia, dedique los primeros diez minutos de la reunión a revisar la agenda y dejar comentarios. Es un proceso simple que permite a los usuarios examinar rápidamente las actualizaciones de estado y tener conversaciones paralelas sobre temas específicos sin que todos tengan que intervenir.

Siempre que el documento preparatorio sea lo suficientemente completo, no tenemos que dedicar tiempo a discutir los problemas en la maleza, pero podemos usar la reunión para tomar decisiones.

Vote en la agenda.

Debido a que las actualizaciones de estado ya no son posibles y usted puede comprender mejor el estado de cada parte interesada, ahora tiene tiempo para concentrarse en decisiones importantes que deben tomarse. Pero, ¿cómo decides en qué concentrarte?

Votamos en nuestras reuniones semanales de la junta. Los temas se proponen con anticipación y se coordinan con anticipación. La agenda de la reunión contiene una tabla con una columna para los temas propuestos y otra columna para las votaciones.

Cualquiera puede proponer un tema, y ​​una vez que se publica, las personas ponen sus nombres en la columna de votación para decidir qué tema tiene prioridad.

Concéntrese en los resultados.

Es necesario discutir decisiones importantes, pero a veces puede distraernos de concentrarnos en lo que hay que hacer. Terminamos las reuniones con una revisión de cómo nos medimos frente a los indicadores clave de desempeño. Esto nos mantiene en sintonía, nos permite mantenernos enfocados y nos ayuda a lograr nuestras metas.

Y al final, a menudo hay grandes oportunidades.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son las suyas propias, no las de Inc.com.

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