Mirando hacia el futuro: 5 pasos para una mejor previsión financiera durante Covid-19

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Mujer de negocios, con, telescopio

Por Kuran Malhotra

Los estantes están vacíos. Desinfectante de manos agotado. Los detergentes no se encuentran por ninguna parte. Este fue el escenario de muchas ciudades estadounidenses a principios de marzo de 2020. Casi de la noche a la mañana, una pandemia mundial cambió el status quo, y las personas y las empresas tuvieron que adaptarse para adaptarse y enfrentar los desafíos que enfrentaban.

Para algunas empresas, esto ha supuesto una pérdida de tráfico peatonal o un cambio en el comportamiento del consumidor. Para otros, fue un problema en la cadena de suministro, la red de distribución o la tubería de desarrollo que repercutió.

En el entorno actual, cada empresa experimenta sus propias inseguridades. Sin embargo, estas incertidumbres brindan la oportunidad de reflexionar y comprender mejor el núcleo del negocio, sus impulsores clave de ganancias y las formas en que estos impulsores pueden usarse para encontrar un camino de regreso a una nueva normalidad.

La importancia de las proyecciones

Como propietario de una pequeña empresa, se ha propuesto fabricar los productos y servicios que ama o vender a los clientes con los que disfruta trabajar. Los datos financieros corporativos son intimidantes y realmente no ve la necesidad de ellos en este momento. Así que están felices de posponerlo para otro día.

Mi empresa, una empresa de café, estaba en una posición similar. Hicimos algunas proyecciones financieras básicas antes de la pandemia de Covid-19 mientras trabajábamos para hacer crecer nuestro negocio y tomar decisiones sobre dónde asignar los recursos. Recientemente, sin embargo, hemos identificado una necesidad y un significado renovados para ellos. A medida que la pandemia se extendía por todo DC, nuestros socios, propietarios y otros vieron nuestras finanzas planificadas no solo como una medida del éxito y la rentabilidad futuros, sino también como una medida de nuestra confianza en el negocio, nuestro equipo y el futuro.

En este momento, a medida que las pequeñas empresas continúan enfrentando nuevos desafíos, los propietarios y los bancos quieren ver pronósticos financieros actualizados antes de examinar su negocio para posponerlo, refinanciarlo u otro alivio. A menudo, los académicos y las iniciativas gubernamentales ven los estados de resultados como una medida de cuán gravemente ha dañado su negocio la pandemia. Cuanto más precisos sean, mejor le servirán.

Además, puede ver las finanzas de su empresa más adelante para analizar aspectos importantes de su empresa como la economía unitaria. Para nosotros, esto significó entender cuánto cuesta hacer una lata de café y de qué dependía ese costo. A partir de ahí, calculamos cuánto estábamos ganando por lata y cuántas latas teníamos que vender para cubrir nuestros gastos generales.

Si bien las latas de café pueden ser un ejemplo de nicho, este concepto general de economía unitaria realmente puede aplicarse a cualquier negocio: ¿qué hace, cuánto y cuántos tiene que vender para cubrir sus costos?

1. Encuentre un buen punto de partida: cree la cuenta de resultados

Un estado de resultados es el mejor lugar para que una pequeña empresa haga pronósticos. Realmente es el corazón del negocio en el escenario más pequeño y le brinda información sobre las métricas y los impulsores que quizás desee considerar más adelante. Una vez que tenga su estado de resultados, puede usarlo para crear un balance y, si es necesario, un estado de flujo de efectivo.

El mejor lugar para comenzar a configurar su modelo de declaración de ingresos es con una presentación corporativa de una empresa pública. Las empresas públicas deben presentar sus estados de resultados, balances y estados de flujo de efectivo (entre otras cosas) trimestralmente. Encontrar una empresa o dos en su industria puede darle una idea de cómo es el mundo empresarial en general con las piezas clave de información.

Tenga en cuenta los elementos de línea clave, como las diferentes categorías de ingresos, el costo de los bienes vendidos / costo de los servicios y el desglose de los costos operativos. No se preocupe demasiado por las áreas más complejas de la contabilidad, como el fondo de comercio o los intereses minoritarios, a menos que sepa que se relacionan directamente con su empresa.

2. Ingresos del proyecto

Una vez que tenga una base para las líneas de pedido que está buscando, los ingresos son un excelente lugar para comenzar. Ya conoce bien cómo genera dinero su empresa. La clave aquí es dividir sus ganancias en diferentes «flujos» que tengan más sentido para su negocio e industria. Quizás venda artículos en una tienda física y en línea. Serían dos fuentes de ingresos diferentes.

Alternativamente, sus fuentes de ingresos pueden ser los productos que vende y los ingresos por servicios que vienen con el mantenimiento continuo de esos productos. Hemos descubierto que nuestra industria compara los ingresos en la tienda frente a los ingresos de las ventas de nuestras tiendas de café o abarrotes al por mayor. Por eso empezamos ahí.

¿Qué impulsa cada una de estas corrientes? Para nuestros cafés, la cantidad de personas que vienen cada día y cuánto dinero gastan es un factor.

El objetivo es desglosar el número abstracto de «Café Revenue» en cada una de sus partes críticas, que son concretas y mucho más fáciles de concebir y proyectar. A partir de ahí, multiplícalos juntos.

Para mi empresa, se parece a esto:

Ingresos diarios de cafés = número de cafés x número de personas por día x promedio de tazas de café por persona

Estos números son mucho más fáciles de encontrar y realizar un seguimiento que hacer un análisis de tendencias o simplemente mirar los valores históricos del dólar. También puede matizar más con ellos: tal vez su negocio tenga un sesgo estacional, o tal vez haya una cadencia semanal para su flujo comercial. Siempre que puedas dividirlo en sus diferentes partes, ¡puedes hacer estas proyecciones!

3. Gastos variables

Los gastos variables son aquellos que están directamente relacionados con sus ingresos. Lo verá en su estado de resultados principalmente como un costo de bienes / servicios vendidos, algunos como un costo operativo.

Veamos una taza de café. En nuestro ejemplo anterior, calculamos cuántas tazas vamos a vender en un día, y ahora averigüemos el costo variable: la taza y la tapa, el café en sí, el agua que se usa para preparar, el jarabe para darle sabor. y leche u otros aditivos. Si sumamos estos y multiplicamos por la cantidad de tazas vendidas por día, obtenemos nuestro costo variable.

Por supuesto, es probable que su negocio sea un poco más complicado. Sus productos pueden ser de diferentes tamaños y costos, o diferentes servicios pueden costar diferentes cantidades de beneficios. Siempre que pueda señalar estos números y explicar sus suposiciones, ¡está listo para comenzar!

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4. Costos fijos del proyecto

Los costos fijos son mucho más fáciles de proyectar. Este es el costo en el que incurrirá independientemente de cuánto venda. Por lo general, se dividen en algunas categorías, como salarios, costos de alquiler, costos de equipos u otros costos que sabe que tiene que pagar, ya sea que venda un artículo o un millón.

Para muchos de estos tipos de costos, son iguales año tras año o crecen a una tasa fija y predecible, como una renta que aumenta un 2% cada año. Puede predecirlos y proyectarlos, y generalmente representan sus costos operativos, costos no operativos (como intereses de préstamos, etc.) y posiblemente una pequeña parte del costo de los bienes vendidos.

A partir de aquí, todo lo que tiene que hacer es compilar el estado de resultados, completar las líneas que faltan (por ejemplo, impuestos) y ¡listo!

5. Estructura del balance y el estado de flujo de efectivo

Estas dos declaraciones son un poco más contables. Es posible que un tercero solo tenga que mirar las proyecciones del estado de resultados y luego simplemente solicitar el balance general real y el estado de flujo de efectivo de su último año fiscal o trimestre. En este caso, es posible que ni siquiera necesite proyecciones para estos dos, sino declaraciones precisas de los últimos períodos operativos.

Si elige proyectar su balance general y estado de flujo de caja, el proceso es bastante similar. Tome una empresa pública u otro estado financiero anual comparable de su industria y complete las líneas. Debería poder trabajar en su estado de resultados línea por línea, construyendo el estado de flujo de efectivo en función de la cantidad de efectivo con la que comenzó. El resultado final del estado de flujo de efectivo es el efectivo disponible al final del período que va directamente a su balance.

Antes de que empieces …

Construir sus finanzas corporativas no es una tarea fácil. Es aún más difícil proyectarlos hacia el futuro. Tenga en cuenta que, si bien puede que no sea el proyecto más emocionante o interesante, puede ayudarlo no solo con sus socios, sino también a planificar y descifrar qué áreas de su negocio están listas para el éxito y qué áreas pueden necesitar ajustes. será.

Mantenga un registro de sus suposiciones para poder explicarlas y desglosar los elementos intrincados para que usted y su equipo puedan predecir y comprender mejor los factores clave. Al final, recuerda siempre que estas son solo proyecciones. Por muy útiles que sean, solo deberían desempeñar un papel en su proceso de toma de decisiones sobre lo que es mejor para su negocio.

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Sobre el Autor

Contribución de: Kuran Malhotra

Kuran Malhotra es Director de Desarrollo Corporativo en Compass Coffee, un tostador y minorista de café con sede en DC. Originario del norte de Nueva Jersey, Kuran se unió a Compass como barista mientras asistía a la Escuela de Negocios McDonough de la Universidad de Georgetown. Ahora está enfocado en hacer crecer el segmento de bienes empaquetados de consumo de café Compass. La bebida favorita de Kuran es un café con leche de arce y, además de Compass, es un apasionado de la enseñanza de finanzas y un ávido entusiasta.

Compañía: Kompasskaffee
Sitio web: www.kuranmalhotra.com
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