Negocio de tarjetas de felicitación de Violet Press: es tan difícil imaginar la vida antes de Zoho

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Cómo empezó todo

En 2015 Violet «Vi» Warner era abogada del sector financiero. Había comenzado a tomar lecciones de impresión como un descanso de su trabajo corporativo cuando se enamoró locamente de la impresión.

Durante un tiempo fue abogada de día y diseñadora gráfica de noche. Cuando se mudó de Chicago a Colorado, se pasó al grabado a tiempo completo. Desde que se fundó Violet Press, el hermano de Vis, Jake, ha dirigido el negocio con ella. Sin embargo, pasar de ser una abogada de grandes empresas a ser propietaria de una pequeña empresa y artista significó que Vi necesitaba herramientas para administrar su negocio y dejar tiempo para su pasión: la impresión de libros.

Desafío de negocio

La empresa de Vi, Violet Press, tenía el desafío único de realizar dos tipos de negocios que debían ejecutarse en la misma plataforma de software. Vi diseña, imprime y vende al por mayor tarjetas de felicitación, pero también hace invitaciones de boda personalizadas. La administración de inventario mayorista y el trabajo personalizado requieren soluciones de software completamente diferentes, y ella necesitaba poder administrar todas sus finanzas en un solo lugar.

Comenzó a trabajar con una variedad de herramientas, incluido GoDaddy. Realizó un seguimiento manual del inventario con etiquetas de borrado en seco y utilizó la mayor cantidad posible de software gratuito para los procesos de marketing y back-end. Siempre que tenía un nuevo cliente, tenía que ingresar su información por separado en su software de contabilidad, CRM y operador. Ingresar múltiples datos y rastrear manualmente el inventario consumió el tiempo que podría haber dedicado al crecimiento de su negocio.

Cuando Vi comenzó a exhibir en eventos y fue recogido por Papersource, una cadena nacional, su carga administrativa aumentó. Cuando preguntó a sus amigos de la industria, la mayoría de las empresas similares estaban gestionando manualmente estos procesos o extendiendo sus presupuestos para pagar Stitch Labs, un sistema de software de gestión de operaciones. Esto podría haber funcionado, pero costaba más de lo que estaba dispuesta a pagar, y aún así habría requerido un trabajo personalizado para integrar las otras aplicaciones que estaba usando con Stitch Labs.

Te presentamos: Zoho

Vi decidió trasladar todo a Zoho One después de investigar mucho para encontrar un sistema único que pudiera integrar un CRM con herramientas financieras y de producción. Su objetivo principal era encontrar un sistema en el que pudiera agregar un cliente una vez y luego realizar un seguimiento de él durante su viaje con Violet Press. Ahora dirige su negocio en una plataforma integrada que incluye sus herramientas de gestión de clientes, fabricación y finanzas, así como herramientas de gestión de fabricación y marketing.

Su trabajo personalizado ahora es mucho más fácil de administrar. Vi puede editar completamente pedidos personalizados en Zoho CRM en el módulo Cotizaciones. En CRM, puede realizar un seguimiento de todas las etapas de producción durante su trabajo. Y la automatización incorporada en la plataforma fue enorme para Vi como propietaria de una pequeña empresa que tiene que usar todo el sombrero: las facturas automatizadas y la información de envío hacen que todo sea muy profesional y mantienen las cosas bajo control incluso cuando está ocupada con otro trabajo.

Para sus tarjetas de felicitación al por mayor, Vi utiliza Zoho CRM para administrar a sus clientes y Zoho Finance Suite para administrar su producción y facturación. Zoho Inventory no solo la ayuda a realizar un seguimiento de sus tarjetas, sino que también agiliza la producción. En lugar de hacer una tarjeta a la vez, ahorra tiempo al buscar en Zoho Inventory otras tarjetas que se estén agotando y usar los mismos colores para que pueda imprimir en lotes.

También usa algunas de las herramientas de marketing en Zoho One: PageSense está conectado a su sitio Wix y ayuda a refinar sus mensajes y promover su negocio. Y para nuevos lanzamientos, promociones especiales en la tienda o cuando organiza un taller de impresión, utiliza Zoho Campaigns para llegar a su audiencia por correo electrónico.

Las capacidades de generación de informes de Zoho One significan que puede dedicar menos tiempo a las tareas de producción y administración. Cada vez que crea una nueva baraja de cartas, ejecuta informes fácilmente para ver cuánto de un artículo determinado se ha vendido en el último año para poder reducir el inventario en su tienda y reducir el tiempo que lleva reimprimir las cartas cuando está en oferta. También significa que Violet Press puede evitar perder ingresos asegurándose de que las tarjetas populares estén disponibles. Y en lugar de hacer un seguimiento manual de la comisión en una hoja de cálculo de Excel al final de cada mes, simplemente puede etiquetar las facturas al recibirlas y luego el informe de comisiones se genera automáticamente.

Con una plataforma de software completa para respaldarlos y ahorrarles tiempo, Violet Press ahora se enfoca en expandir el lado de pedidos personalizados del negocio y trasladar su negocio minorista a un área más peatonal en el centro de Longmont.

Próximos pasos:

Violet Press estaba a cargo de dos personas, Vi y Jake, y era difícil mantenerse al día con las demandas cada vez mayores de una empresa sin perder tiempo fabricando sus productos. Ahora podría recuperar algo de ese tiempo. Cuando se trata de empaquetar pedidos, Vi dice: «Lo que me tomó todo el día enviar algunos pedidos ahora solo toma una hora». El dinero fue un desafío, pero ahora que Vi tiene las herramientas para manejar la carga de trabajo de vender a 200 minoristas y una cadena nacional, y tiene una nueva tienda, las cosas van en la dirección correcta.

Vi enfatiza el valor de la ayuda de Zoho para optimizar su negocio al devolverle tiempo para hacer crecer su negocio y evitar el papeleo, la gestión de pedidos y otras tareas tediosas. Finalmente, pudo hacer crecer su negocio. Ahora puede calmarse y concentrarse en hacer lo que ama, sabiendo que Zoho One la ayudará a hacer el resto.

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