Por qué Inbox Zero vale la pena y es más fácil de lo que cree

d

¿Recuerda cuando se suponía que el correo electrónico facilitaría la vida a los trabajadores de oficina? Sí, salió bien.

La principal queja que escucho en mi trabajo de asesoramiento sobre eficiencia empresarial es que todo el mundo pasa demasiado tiempo enviando correos electrónicos. Y tienen razón: los estudios han demostrado que el funcionario público promedio pasa 2.5 horas al día leyendo y respondiendo un promedio de 200 correos electrónicos, 144 de los cuales no son relevantes para su trabajo.

Por eso, el correo electrónico es una de las primeras cosas que recomiendo optimizar en cualquier empresa con la que trabajo.

Hay muchas formas de administrar su bandeja de entrada de correo electrónico. Sin embargo, el método descrito aquí es único en el sentido de que le permite reducir el tiempo que lleva revisar su correo electrónico mientras se asegura de que nada se pierda o se pierda. Yo personalmente he utilizado este método durante años y lo he implementado con cientos de equipos en mi consultoría de eficiencia empresarial. Muchos de ellos han compartido conmigo que han reducido el tiempo que dedican a enviar correos electrónicos a más de la mitad y han ahorrado de tres a cinco horas por semana por miembro del equipo.

Así es como funciona y por qué funciona.

¿Qué es Inbox Zero?

El sistema de administración de correo electrónico que recomiendo se llama Inbox Zero, y se trata de eliminar correos electrónicos de su bandeja de entrada con el objetivo de mantenerlos fuera de la vista. Y cuando digo «correo electrónico cero visible», quiero decir que no es «cero no leído» y es una distinción importante.

El objetivo típico con el correo electrónico es llegar a «cero no leído», pero hay algunos problemas con esa mentalidad. Los correos electrónicos marcados como leídos seguirán apareciendo en su bandeja de entrada. Ya sea que lo note o no, cada vez que abre su bandeja de entrada, está desperdiciando un valioso poder cerebral al navegar por esos correos electrónicos. También dificulta la distinción entre los correos electrónicos que realmente se han procesado y los que simplemente se han «leído». Y así las cosas caen por las grietas.

Con Inbox Zero, puede procesar rápida y eficazmente cualquier correo electrónico que ingrese en su bandeja de entrada. Una vez hecho esto, se pierde de vista y de su mente, lo que significa que puede volver a trabajar en las cosas importantes sin tener en cuenta los correos electrónicos.

Aprende a archivar

Si es como la mayoría de las personas, su bandeja de entrada está formada por miles de correos electrónicos, la mayoría de los cuales ya se han leído o editado y ya no son relevantes. El primer paso para llegar a Inbox Zero es ocuparse de esos correos electrónicos irrelevantes.

Recomiendo archivar primero todos los correos electrónicos que tengan más de 30 días. Para hacer esto, simplemente busque «mayores de: 30d» en Gmail, selecciónelos todos y haga clic en «Archivar» (en Outlook puede recibir la fórmula «:

Ahora tenemos que ocuparnos del resto de correos electrónicos.

El sistema RAD

Cuando llega un correo electrónico a su bandeja de entrada, hay tres cosas que puede hacer: responderlo, archivarlo o moverlo. Me gusta referirme a estas acciones como el sistema RAD.

Si ha estado haciendo un seguimiento y acaba de archivar todos sus correos electrónicos que tienen más de 30 días, probablemente haya algunos cientos en su bandeja de entrada que tengan menos de 30 días. Comience trabajando en estos con RAD

Si el correo electrónico merece una respuesta, responda y archive el correo electrónico. Su trabajo está hecho aquí, por lo que no necesita guardar este correo electrónico. Cuando alguien responde, volverá a aparecer en su bandeja de entrada.

Si el correo electrónico no garantiza una respuesta o no es obligatorio, archívelo. Puede acceder a él más tarde en cualquier momento utilizando la función de búsqueda.

Si el correo electrónico no es relevante ahora, pero necesita hacer referencia a él en un momento posterior, debe moverlo a un momento posterior cuando sea relevante. En Gmail, puede hacer esto «posponiendo» el correo electrónico, y en Outlook puede usar el complemento Boomerang. (Supongamos que tiene una reunión la semana que viene y alguien le envía indicaciones para llegar a la oficina. Posponga el correo electrónico hasta el día de la reunión y aparecerá en su bandeja de entrada esa mañana).

Alcance y administre Inbox Zero

El sistema RAD le permite procesar de manera eficiente todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada. Después de ingresar a Inbox Zero por primera vez y ver su bandeja de entrada vacía por primera vez, querrá usar el mismo método cada vez que revise su correo electrónico.

Y aunque el objetivo final es llegar a cero cada vez que revisa su correo electrónico, de ninguna manera es una regla estricta y rápida. Siendo realistas, una bandeja de entrada debe contener menos de 20 correos electrónicos a la vez, con el objetivo de procesarlos al final del día.

Independientemente de cómo utilice este método, el objetivo es siempre el mismo: hacer que su correo electrónico funcione para usted, no en su contra.

Las opiniones expresadas por los columnistas de Inc.com aquí son las suyas propias, no las de Inc.com.

¡Haz clic para puntuar esta entrada!
(Votos: 0 Promedio: 0)

Deja un comentario