Reciba pagos por su pequeña empresa más rápido con Bill.com

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Todas las empresas, grandes, pequeñas o pequeñas, tienen al menos problemas ocasionales con el desafío de recibir el pago a tiempo. Si bien las empresas más grandes pueden sobrevivir fácilmente a algunos pagos atrasados, para las pequeñas empresas solo un pago atrasado puede significar la diferencia entre pedir un nuevo inventario y estantes vacíos.

Seis consejos para cobrar más rápido

1. Utilice un diseño profesional

Las apariencias cuentan en todos los aspectos de la gestión empresarial, incluidas sus facturas. Si sus facturas se ven descuidadas y poco profesionales, los clientes no lo tomarán en serio. Sus facturas podrían caer rápidamente al final de la pila. Con la tecnología actual, no hay excusa para eso. Busque un diseño limpio con un lugar para su logotipo e información relevante.

2. Usa un lenguaje familiar

¿Qué es lo primero que buscan los clientes cuando reciben una factura? Quieren saber qué se les está facturando. Si no está claro, puede estar seguro de que la factura terminará en el archivo pendiente para su posterior procesamiento. Asegúrese de que la descripción utilice la palabra que habló al vender. Por ejemplo, si hablaste de «dibujar gráficos para una promoción de vacaciones», no escribas «servicios de diseño gráfico». Una descripción vaga requiere una llamada de seguimiento. Cuanto más preciso sea la descripción, más rápido se procesarán sus facturas.

3. Obtenga los detalles correctos

Es probable que la persona con la que trató durante el proceso de venta no sea la misma que recibirá la factura. Con esto en mente, comprenderá la importancia de definir claramente los detalles en su factura. Además de asegurarse de que el nombre de la persona esté escrito correctamente, debe incluir:

  • La fecha de emisión de la factura.
  • La dirección, teléfono y dirección de correo electrónico correctos del cliente.
  • Calle, número de teléfono y dirección de correo electrónico de su empresa (no información de contacto general, pero a quién debe llamar si tiene preguntas sobre facturación)
  • El número de orden (si lo hay)
  • Fecha de vencimiento de la factura
  • Condiciones netas
  • ¿Qué método de pago acepta (por ejemplo, PayPal, Venmo, QuickBooks, etc.)
  • Descuento por reserva anticipada (si está disponible)

También es una buena idea averiguar si es necesario incluir información adicional en la factura antes de enviar una factura, para asegurarse de que no haya demoras. Algunos clientes, p. Ej. Por ejemplo, las agencias gubernamentales pueden querer que su número de identificación fiscal y / o DUNS aparezcan en la factura.

4. Envíe facturas de inmediato

Es importante enviar las facturas tan pronto como se entregue el servicio o producto. Si se atrasa en el envío de facturas (por cualquier motivo), recibirá un mensaje de que no tiene prisa por recibir el pago. Si está tratando con un cliente habitual, averigüe cuándo prefiere que se le facture (por ejemplo, ¿a fin de mes? ¿A mitad de mes?) Y envíe su factura ese mismo día.

Cuanto más rápido se liquide, más rápido le pagarán. Algunos clientes pueden preferir pagos a plazos. Si estos son los términos que ha aceptado, asegúrese de saber de antemano cuándo debe enviarse cada factura.

5. Automatizar el proceso

Otra forma infalible de recibir pagos más rápido es automatizar su proceso de facturación. Según Bill.com, a las empresas que automatizan sus reclamaciones se les paga el doble de rápido. Es fácil ver por qué. Acabamos de explicar por qué es importante facturar a los clientes de inmediato. Si todavía está utilizando un proceso manual, las cosas pueden escaparse fácilmente por las grietas. Alguien debe enviar la factura, anotar la fecha en que debe enviarse, buscar la factura y enviarla.

Si utiliza un proceso automatizado, puede programar fácilmente cuándo enviar la factura y configurar facturas recurrentes para sus clientes habituales.

La automatización también le permite realizar un seguimiento instantáneo de las facturas que ha enviado. Con un sistema como Bill.com, puede configurar recordatorios automáticos para sus clientes de que su pago está vencido (o vencido). También puede hacer que los pagos se envíen directamente a su cuenta bancaria (a través de ACH o tarjeta de crédito).

Al reducir la probabilidad de errores humanos y eliminar los procedimientos de facturación que consumen mucho tiempo, la automatización de su proceso de facturación también lo ayudará a administrar mejor su flujo de efectivo al acelerar el proceso de AR.

6. Usó un sistema basado en la nube

La mayoría de las pequeñas empresas ahora comprenden los beneficios de los servicios basados ​​en la nube. Siempre que tenga una conexión a Internet, puede hacer el trabajo.
La capacidad de conectarse para tareas financieras en la nube es fundamental para las pequeñas empresas. Si las facturas deben revisarse o cambiarse antes de enviarse, el CEO o CFO puede verlas en la nube y realizar los ajustes necesarios. O pueden verificar si los pagos están retrasados ​​o cuando vencen.

Si su empresa está trabajando de forma permanente o temporal de forma remota según las pautas de COVID-19 «Más seguro en el hogar», la nube facilita que su personal de contabilidad, o su contador, lleve un registro de sus finanzas.

Mantenlo sincronizado

La forma más fácil y eficiente de recibir pagos más rápido es combinar todos los métodos anteriores en una solución simple que administrará su proceso de pago. Y eso es exactamente lo que hace Bill.com. Desde la entrega de facturas elaboradas profesionalmente hasta sistemas automatizados de cuentas por cobrar y cuentas por pagar (y más) basados ​​en la nube, Bill.com le permite sincronizar clientes, facturas y cuentas para que sus facturas se paguen y paguen más rápido.

Además, Bill.com está perfectamente sincronizado con su aplicación de contabilidad favorita. Pruébelo hoy, ¡sin riesgos!


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