Sesiones remotas de lluvia de ideas: pruebe estas excelentes herramientas y tácticas

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Empleado habla en videollamada

Debido a la pandemia de COVID-19, gran parte del mundo empresarial ha estado trabajando desde casa desde marzo de 2020. Si bien algunas empresas han vuelto a un cierto nivel de colaboración personal, muchas se han quedado y permanecerán remotas en el futuro cercano. Según una encuesta de intermedia, el 57% de las pequeñas empresas Espera mantenerte alejado restricciones incluso después del final de la pandemia.

En los días previos a la pandemia, las empresas ocasionalmente intentaron colaborar a distancia. Muchos meses después, hemos llegado al punto en que las empresas deben considerar cómo hacer una lluvia de ideas y trabajar juntas en una distante «nueva normalidad».

¿Cómo puede conectarse con los empleados para generar nuevas ideas, lanzar nuevas iniciativas, perseguir nuevas estrategias y construir el futuro de su negocio en un mundo aislado? Trabajar de forma remota no tiene por qué descarrilar su lluvia de ideas. De hecho, ahora es más importante que nunca utilizar la lluvia de ideas para pensar de forma creativa sobre el futuro de su negocio.

Por qué la lluvia de ideas en línea es importante en este momento

La lluvia de ideas ayuda a generar nuevas ideas y empodera a los empleados de su empresa, especialmente en estos tiempos inconexos. Por su naturaleza, la lluvia de ideas es una actividad colaborativa diseñada para fomentar la comunidad y la colaboración entre equipos que pueden faltar en este momento.

La lluvia de ideas hacia un objetivo común le permite involucrar a múltiples partes interesadas y reflexionar sobre los desafíos clave que enfrenta su negocio. La economía mundial está en declive, las pequeñas empresas cierran todos los días y el futuro es sombrío en medio de esta pandemia. La lluvia de ideas podría ser una de las mejores formas de pensar creativamente sobre cómo navegar estos tiempos difíciles y cómo prosperar en el futuro.

Desafortunadamente, las lluvias de ideas remotas presentan algunos desafíos: cuando las personas no están juntas en la misma habitación, pueden sentirse menos responsables y menos inclinadas a participar. Las conexiones a Internet entrecortadas pueden interrumpir a las personas cuando hablan. Ilustrar puntos es difícil sin la presencia de una pizarra u otras ayudas y pistas visuales. Incluso la falta de lenguaje corporal puede hacer que las lluvias de ideas distantes se sientan forzadas y evasivas.

Debido a esto, hemos identificado algunos puntos a tener en cuenta al realizar sesiones de lluvia de ideas.

Cómo realizar sesiones efectivas de lluvia de ideas a distancia

1. Utilice la tecnología adecuada

El éxito remoto comienza y termina con la tecnología. La tecnología es vital para una sólida comunicación, gestión de proyectos, operaciones y todos los demás aspectos de su negocio. Por supuesto, es un elemento crucial de una buena sesión de lluvia de ideas.

Si bien muchas empresas están haciendo un gran uso de las herramientas de videoconferencia como Zoom y Google Meet, no cubren todas sus necesidades de lluvia de ideas. Una sesión de lluvia de ideas eficaz requiere tomar notas.

Una pizarra en línea es una herramienta útil aquí. Herramientas como Whiteboard Fox, Conceptboard y MURAL ofrecen pizarras virtuales en tiempo real a las que los participantes de la lluvia de ideas pueden contribuir al mismo tiempo. Siempre que los colaboradores tengan una conexión Wi-Fi, pueden agregar notas, imágenes, texto, dibujos u otros elementos para ilustrar una idea o un punto. Es probable que utilice una pizarra durante una sesión de lluvia de ideas personal. No hay ninguna razón por la que no debería hacerlo de forma remota.

Además, si tiene videoconferencias mientras usa la pizarra, asegúrese de que todas las cámaras estén encendidas. Las investigaciones muestran que las expresiones faciales y el lenguaje corporal constituyen el 55% de la comunicaciónPor lo tanto, tener un video te da una idea instantánea de cómo se sienten las personas en función de sus reacciones a ciertas ideas.

2. Distribuya una agenda

Nadie quiere sentarse durante una hora y ocasionalmente lanzar una idea solo para salir de una reunión sintiendo que no se ha logrado nada. Antes de cada reunión, debe enviar una agenda completa con las reuniones planificadas.

Para una sesión de lluvia de ideas, su agenda debe contener el tema general y el propósito de la reunión con unos días de anticipación e invitar a los participantes a compartir cualquier tema que les gustaría cubrir en la reunión. Cuando comience la reunión, tendrá algunas ideas más detalladas para explorar como punto de partida para su reunión.

Además, las agendas brindan a los asistentes una forma de prepararse para la reunión y hacerles saber que usted aprecia y aprecia sus contribuciones. Esto es fundamental para una operación remota exitosa.

3. Incluya a todos

Cuando se trata de hacer que los asistentes se sientan valorados, la inclusión es fundamental para una buena sesión de lluvia de ideas. Todos los participantes en una sesión de lluvia de ideas deben sentir que tienen un interés real en el problema que quieren resolver o la meta que quieren alcanzar.

No cree grupos tan grandes que la gente sienta que no tiene sentido estar allí. Un gran grupo de lluvia de ideas consta de cuatro a ocho personas formadas por líderes de equipo y gerentes clave. Además, considere invitar a algunas personas que no estén completamente informadas sobre el problema que está tratando de resolver. Tendrás una idea limitada de lo que inclinación hacerse para darles una perspectiva más fresca y posiblemente para ofrecer soluciones más innovadoras.

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4. Crea un ambiente positivo

Las sesiones de lluvia de ideas deben ser colaborativas, lo que significa inclusivo. Esto puede ser un desafío en situaciones remotas. Algunas personas pueden estar silenciadas, otras pueden tener las cámaras apagadas y otras pueden hacer todo lo posible para compartir cada idea que se les ocurra.

Para crear un entorno positivo, es necesario recordar a los participantes que no hay malas ideas y que nadie tiene todas las soluciones. El alivio es difícil en un entorno personal. En un entorno remoto, esté listo para registrarse con los asistentes para asegurarse de que todos estén actualizados y participando. Eso no significa ponerlos en su lugar con preguntas difíciles, pero cuando escuche un punto que cae bajo la experiencia de un participante más tranquilo, dirija la conversación en su camino para ver si pueden agregar algo.

5. Prueba diferentes estilos

Es posible que se sorprenda al saber que existen docenas de métodos diferentes para la lluvia de ideas. No todos los tipos funcionan para todos los grupos y todos los problemas. Probar diferentes métodos de lluvia de ideas puede ser una excelente manera de descubrir qué funciona mejor para su equipo remoto y ayuda a mantener las cosas interesantes.

Por supuesto, informe al equipo antes de la reunión si desea crear un mapa mental, escribir ideas, hacer un SCAMPER, hacer una lluvia de ideas rápida o cualquier otro proceso. Si los usuarios no están familiarizados con el método que ha elegido, considere dar una introducción al estilo de lluvia de ideas. Invítelos a hacer preguntas aclaratorias.

Trabajar solo de forma remota todos los días puede resultar muy solitario. Los estilos de lluvia de ideas confusos pueden ser una forma productiva de entusiasmar a las personas con el trabajo.

6. Sea transparente y esté abierto a recibir comentarios

Después de todo, cada equipo y cada problema es único. No todas las sesiones de lluvia de ideas serán perfectas. Habrá días en los que sentirá que está perdiendo el tiempo y habrá momentos en los que se preguntará si su equipo está completamente controlado. Muy pocas empresas tienen la experiencia de estar completamente alejadas. Todos lo averiguaremos juntos, lo que significa que usted, como gerente, debe ser transparente sobre los desafíos y estar abierto a recibir comentarios.

Permita que los asistentes comenten sobre la reunión ya sea en los últimos minutos del tiempo asignado o en privado en una encuesta o mensaje personal después de la reunión. Utilice sus aportes para hacer mejoras si es necesario y no se rinda debido a una sesión de lluvia de ideas improductiva.

El resultado final

No es fácil llevar a cabo sesiones de lluvia de ideas a distancia. Se requiere una planificación cuidadosa y una moderación adecuada para mantener a los participantes comprometidos, actualizados y responsables. Sin embargo, si utiliza la tecnología adecuada, mantiene grupos pequeños y realiza reuniones orientadas a la acción y centradas en la agenda, está en la forma correcta para realizar lluvias de ideas de alta calidad. Esperamos que esta guía le ayude a tener éxito.

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