Tenga en cuenta estas 5 palabras para su próxima reunión de Zoom. Incluso trabajan para estudiantes de primer grado.

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Hay pocas cosas más relacionadas con la época en que vivimos que el hecho de que el zoom se ha convertido en el método estándar para todo. Aquí realizamos reuniones de equipo, reuniones familiares, clases de piano e incluso una escuela virtual. Millones de personas que nunca habían oído hablar de Zoom y nunca asistieron a una videoconferencia ahora trabajan y viven con ambos como una parte normal de su vida diaria.

Si lo piensa bien, las reuniones de Zoom son una forma interesante de colaborar. Quiero decir, es bastante increíble que podamos estar conectados aunque no podamos estar físicamente en el mismo lugar. Al mismo tiempo, existen desafíos únicos asociados con no estar en la misma habitación.

La videoconferencia es diferente. Simplemente eres. Pierde muchas de las señales no verbales que de otro modo le ayudarían a «leer la habitación» cuando están todos alrededor de la misma mesa.

He pasado mucho tiempo durante las últimas semanas observando a mis cuatro hijos, todos los cuales asisten a una escuela virtual. Si puede imaginar lo divertido que es tener un equipo de adultos en una reunión de Zoom, imagine lo mismo con solo 26 estudiantes de primer grado.

Si esto es un dolor de cabeza para usted, lo entiendo, pero en realidad hay una lección importante que puede aprender de cómo un maestro mantiene ocupada a toda una clase.

He aquí por qué: la mayoría de las reuniones son malas. Esto no depende principalmente del hecho de que actualmente son en gran parte virtuales. Esto se debe a que las reuniones a menudo dificultan la realización real de las tareas. Si le preguntas a las personas de tu equipo, la mayoría (si son honestos) te dirán que la mayoría de sus reuniones son una pérdida de tiempo.

Uno de los mayores problemas es que, en muchos casos, las reuniones obligan a las personas a dejar de hacer lo que están haciendo para reunirse y hablar sobre qué hacer. Eso fue mucho antes de que todos tuviéramos que descubrir cómo hacerlo en línea. Todas las cosas malas de las reuniones solo son peores cuando las haces virtualmente.

No me malinterpretes, la planificación es buena. Nos ayuda a todos a asegurarnos de que vamos en la dirección correcta. Pero creo que existe una tendencia natural de los gerentes a sobrestimar la efectividad de la mayoría de sus reuniones. Explicaré por qué, pero primero una ilustración:

El otro día tuve que ayudar a mi hijo de primer grado con un problema de audio que estaba teniendo. La solución más simple fue desconectar los auriculares, lo que le permitió hablar con la clase, pero también significaba que ahora podía escuchar todo lo que estaba sucediendo en clase.

Antes de continuar, permítanme decirles que los maestros son santos y el de mi hijo no es una excepción. Discutir sobre los estudiantes de primer grado es un desafío sin importar en qué sala los coloque, virtual o de otro tipo. Mientras intentaba guiarla a través de algún tipo de clase cada 20 segundos, un estudiante la interrumpió.

Como sabe, mientras hace zoom, no solo es lo único que puede escuchar cuando alguien apaga su micrófono y dice «Sra. Maestra», su video se apodera de la pantalla. Es una disrupción total. Después de que esto sucediera unas cuantas veces, tuve que hacer que mi hijo se volviera a poner los auriculares; ya no podía escuchar. Pero antes de que lo hiciera escuché las palabras mágicas:

«No seas un bache de velocidad».

El mensaje para los estudiantes fue bastante claro: repasemos esto sin detenernos y puedo responder cualquier pregunta más tarde. Fue una forma amistosa de recordarles a los estudiantes que se mantengan comprometidos y no impidan que sus compañeros estudien.

Creo que eso es genial y creo que se aplica a cada reunión virtual que tengas con tu equipo. Es de esperar que no sufra una avalancha de interrupciones cada vez que tenga una reunión virtual, pero la verdad es que su equipo podría muy bien serlo.

Por supuesto, las reuniones virtuales requieren muy poca planificación. En el mundo no virtual, las reuniones requieren un poco más de esfuerzo porque todos tenemos que estar en el mismo lugar al mismo tiempo. En Zoom (o Microsoft Teams o Google Meet o Webex o lo que sea) todos podemos saltar a una reunión en cualquier momento si tenemos una computadora portátil y una conexión inalámbrica. El problema para su equipo es que todas estas reuniones se suman y les impiden hacer algo.

Eso no significa que no deba tener reuniones virtuales, pero probablemente significa que debe tener menos de ellas, y deben ser breves y enfocadas. El tiempo de los miembros de su equipo es sin duda el activo más preciado que tiene y debe tener mucho cuidado al pedirles que lo usen. De lo contrario, podría encontrarse con un golpe de velocidad.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son las suyas propias, no las de Inc.com.

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