Zoho Invoice creado para crecer con su pequeña empresa

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Recibir un pago es uno de los elementos más importantes en el funcionamiento de una pequeña empresa. Desafortunadamente, crear facturas y administrar los pagos de los clientes puede ser complicado. Aquí es donde entra Zoho Invoice.

Zoho Invoice es una herramienta de pago y facturación en línea para pequeñas empresas. Pero también está diseñado para escalar con los usuarios a medida que crecen.

La herramienta ha estado al servicio de las pequeñas empresas desde 2008 y se actualiza constantemente con nuevas funciones a lo largo de los años. Recientemente, Zoho anunció una serie de actualizaciones para ayudar a las pequeñas empresas durante una época difícil.

Harikrishna, especialista en productos de Zoho Invoice, dijo a Small Business Trends: “Nos hemos centrado en ayudar a las empresas en la transición de lo tradicional a lo online. Realmente queríamos avanzar y apoyar a nuestros clientes, especialmente a las pequeñas empresas, que fueron las más afectadas este año. «



Proyecto de ley de Zoho

Zoho Invoice, la herramienta de facturación y pago del paquete Zoho One, se ha descargado más de 100.000 veces. Y empresas de más de 160 países lo han utilizado.

La herramienta debe ser escalable. Los autónomos pueden utilizarlo para enviar facturas sencillas. Y las empresas pueden usarlo para automatizar diferentes partes del proceso de pago. Es popular entre todos, desde músicos hasta consultores y tiendas minoristas.

Las características incluyen facturación, seguimiento de costos, contabilidad de proyectos e incluso comunicaciones con el cliente. Básicamente, se trata del objetivo principal de ayudar a los usuarios a cobrar más rápido.

Facturación

Con Zoho Invoice, los usuarios pueden personalizar su proceso de facturación. Hay más de 15 plantillas de facturas disponibles. Y pueden personalizarse entre sí una vez que comiencen. Las facturas están disponibles tanto para bienes como para servicios. Y puede configurarlos para que se envíen una vez o repetidamente.

También hay opciones de facturación de proyectos personalizados para aquellos que facturan por hora o por proyecto. Puede configurar hojas de tiempo o incluso usar temporizadores en la aplicación Zoho y ajustar la cantidad de tiempo para cada tarea específica.

Zoho también le permite enviar estimaciones y cobrar pagos en varios puntos del proceso. Por ejemplo, los usuarios pueden recibir una cotización aprobada y luego enviar una factura por su tarifa de retención inicial. Luego, pueden volver más tarde y cobrar el resto una vez que se complete el proyecto. Incluso hay opciones para configurar aprobaciones de pago para múltiples partes interesadas dentro de una empresa. Y, por supuesto, puede enviarlos a través de varios canales, como mensajes de texto, correo electrónico o un portal de clientes para que sus clientes puedan reaccionar rápidamente.

Más allá de la facturación

Los usuarios de Zoho Invoice también pueden usar funciones para administrar gastos y otros pagos. Hay opciones para realizar un seguimiento de los gastos facturables y no facturables. Por ejemplo, puede incluir materiales comprados para un proyecto, kilometraje para reuniones con clientes e incluso tarifas de parquímetros. La aplicación incluso permite a los usuarios escanear recibos y etiquetar gastos con una tarifa específica para facturar a los clientes en consecuencia.

Otra característica especial es el portal de clientes. De esta forma, los usuarios finales tienen toda su información de facturación, estimaciones y extractos en un solo lugar. También puede acceder a la información de contacto o chatear con los usuarios directamente en la aplicación. Toda la experiencia está destinada a facilitar las cosas al máximo a los usuarios finales, de modo que quienes envían facturas y presupuestos puedan obtener respuestas rápidamente.

Sachin Nishil, especialista en productos de Zoho Invoices, dijo a Small Business Trends: “De esta manera, los clientes pueden chatear con usted directamente desde el portal. Entonces, si tiene preguntas o desea discutir algo, esto simplifica este proceso para ambas partes. «

Pagos

Cuando se trata de pagos, Zoho Invoice también ofrece muchas opciones de personalización. Están disponibles los modos de pago local y global. Las opciones incluyen depósitos directos, tarjetas de crédito y débito, efectivo, cheques y varias plataformas locales.

También agregaron opciones para pagos atrasados ​​y parciales. Si un cliente no puede pagar por adelantado todo, aún puede enviar lo que tiene. Y los usuarios pueden configurar recordatorios o cargos por pagos atrasados. Esto también está diseñado para ahorrar tiempo a las empresas cuando los clientes se cierran para cobrar estas facturas.

Nishil agrega: «A menudo tenemos clientes que dicen que el software me ahorró tantas horas que podría haberles recordado los pagos y haber realizado otras tareas muy simples».

Atención

Existen varios problemas de cumplimiento con los pagos y la comunicación con los clientes. Pero Zoho Invoice también ha pensado en eso. La herramienta ofrece opciones de cumplimiento específicas de cada país para las empresas que operan en un área específica. Y hay una edición global para quienes operan internacionalmente. Estos se crean teniendo en cuenta estándares de cumplimiento como ISO 9001 y GDPR.

El portal de autoservicio y las opciones de facturación también ofrecen una variedad de idiomas y opciones de moneda para satisfacer las necesidades de los clientes globales.

Nuevas características

Zoho Invoice tiene en cuenta constantemente las aportaciones de los clientes. Tendencias como el pago móvil y la rápida transición a las ventas online ya han tenido un impacto en la plataforma.

Para facilitar el pago de facturas en dispositivos móviles, Zoho introdujo recientemente códigos QR.

Harikrishna dice: “El porcentaje de pagos en dispositivos móviles está aumentando. Entonces, cuando envía facturas con esta opción, los clientes finales pueden simplemente escanear el código QR y pagar directamente por teléfono móvil. Ni siquiera hemos estado trabajando en esta función durante un mes y muchos de nuestros clientes ya están viendo resultados. «

Zoho también agregó enlaces de pago recientemente. Esta función está destinada a ayudar a quienes deseen simplificar aún más el proceso de facturación. Esto puede ser particularmente relevante para las empresas que venden productos directamente a los consumidores después de conectarse este año.

Harikrishna añade: “El proceso de facturación tradicional no está realmente orientado al segmento B2C. Es por eso que lo hemos hecho aún más fácil para que pueda enviar un enlace de pago y solo entonces se generará la factura. No existe un proceso separado para crear un recibo, por lo que puede recibir el pago más rápido. «

Otras actualizaciones son:

  • Una función de chat directamente en el portal del cliente.
  • Ingresos esperados y funciones presupuestarias para proyectos
  • Precios basados ​​en volumen para clientes que compran al por mayor

Actualmente, la compañía está trabajando en algunas funciones adicionales que pueden estar disponibles en los próximos meses, que incluyen:

  • Cumplimiento de HIPAA
  • Soporte multidivisa para clientes que necesitan pagar desde varios países
  • Módulos y widgets personalizados en la aplicación

Más en: Zoho Corporation


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